Agendabeheer timemanagement plannen van vergaderingen

• Pedagogisch werk
• MBO
• Studiejaar 1

Plannen en organiseren

Time Management 
& 
Agenda beheer

Opdracht 1.03

Timemanagement

•Omgaan met tijdsdruk en deadlines is belangrijk

•Bewaak daarom je eigen en andermans agenda nauwkeurig

•Daarom synchroniseer je agenda’s, stem je af met collega’s/externen, bewaak je afspraken en verzet afspraken indien nodig

Timemanagement

•Als organisator kan het chaotisch zijn: binnenkomende opdrachten, telefoontjes, e-mailtjes, posts en tweets, bezoekers, archiveren etc etc.

•Daarom moet je organisatorisch alles op orde hebben, kortom timemanagement

–Dit moet effectief en efficiënt zijn

Effectief: Doelgericht plannen en uitvoeren van de juiste activiteiten

Efficiënt: Doelbewust op juiste wijze plannen en uitvoeren van activiteiten

Doel is om maximale productie uit minimale tijd te halen

Tijdsmanagement

Scenario 1: Stel je voor.... 


1. Je moet een verslag schrijven

2. Het is een grote opdracht
3. Je stelt het uit en weet niet waar te beginnen
4. Je staart voor jezelf uit
5. Je doet zo goed als niets 
6. Na 4 uur heb je uiteindelijk één pagina met wat tekst... 

Tijdsinvestering en resultaten

Scenario 2: Stel je voor... 
1. Je moet een verslag schrijven en het is een grote opdracht
2. Je gaat plannen, of te wel, je past timemanagement toe
3. Je beschrijft in eigen woorden wat de opdracht is, verdeeld deze in stukjes (maakt deelopdrachten) en noteert deadlines per onderdeel
4. Zo krijg je inzicht in de opdracht. Je schrijft deadlines in je agenda. Dit geeft je overzicht, rust en controle. 
5. Je schat in hoeveel uren je nodig hebt voor de deelopdrachten en verdeelt de activiteiten over de tijd die je hebt. Dan begin je aan de eerste deeldracht. 
6. Aan het einde van die eerste deelopdracht (+/- uur tijd, heb je het eerste hoofdstuk afgerond. 4 pagina's verslag! 

Scenarioschets

Geleverde inspanning:	Resultaat
Situatie 1: 80% inspanning (4 uur)	Situatie 1: 20% resultaat (1 pagina)
situatie 2: 20 % inspanning (1 uur)	Situatie 2: 80% resultaat (4 pagina's)

Planning en prioriteiten

Een goede planning is de basis van timemanagement

> Onderscheidt hoofd/bijzaken

Hoofdzaken hoge prioriteit

Bijzaken lage prioriteit

Maak 2do lijstjes

> Ook hierbij 20-80 regel net zoals in het vorige scenario


Prioriteit 1: Lage inspanning - Hoog resultaat

Prioriteit 2: Hoge inspanning - Hoog resultaat

Prioriteit 3: Lage inspanning - Laag resultaat

Prioriteit 4: Hoge inspanning - Laag resultaat

Doel: Met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat boeken!

Wat zou een hulpmiddel
kunnen zijn voor
een juist timemanagement?

Hulpmiddelen met timemanagement

> Ruim op

> Bereid je voor

> Denk klein

> Focus jezelf

> Gun jezelf rustmomenten

> Dit geldt ook voor je studie! Denk aan leren, verslagen etc…

Hulpmiddelen met timemanagement

> Ruim op

> Bereid je voor

> Denk klein

> Focus jezelf

> Gun jezelf rustmomenten

> Dit geldt ook voor je studie! Denk aan leren, verslagen etc…

Ik gebruik een agenda:

Ja

Nee

Agendabeheer

Taken:

Tijdig en regelmatig overleggen met manager

Tijd plannen en regelen van afspraken

Vlot en accuraat werken

Houden aan bedrijfsprocedures

Houden aan afspraken

Bijvoorbeeld zoals in outlook (zie vanaf pagina 20)

Agendabeheer

Afspraken in agenda plaatsen

Vergadering plannen

Heb je een uitnodiging gehad?

Accepteren/ voorlopig accepteren/ weigeren

Plannen en organiseren

Plannen is een structuur aanbrengen

Plannen zorgt er voor dat je doelmatig te werk gaat

 

Voordelen plannen	Nadelen plannen
> Geeft overzicht > Je kunt een product verdelen > Controleren of je nog op schema zit > Gebruiken voor overleg	> Planning maken kost veel tijd > Benodigde tijd soms moeilijk in te schatten

Hoe plan ik:

Stap 1: Wat?

Stap 2: Wanneer?

Stap 3 en 4: Extra tijd incalculeren (voor en na deadlines/

  uitlopen vooraf, opruimen achteraf)

Stap 5: Wat is de prioriteit?

Stap 6: Wat moet er nog meer gebeuren?

Stap 7: Wie doet wat (niet als je individueel werkt)?

Stap 8: Overleg momenten inplannen/ Controle momenten

Stap 9: Waar?

Functionsheet

Opdrachten carrousel 

Plannen en organiseren 

Hoofdstuk 3 

Intern evenement: De vergadering

Een vergadering

Iedere organisatie of bedrijf vergadert

Georganiseerde bijeenkomst (formeel)

Meerdere rollen

> Voorzitter

> Notulist

> Deelnemers

> Evt. tijdwaarnemer, gastsprekers

Gebruik maken van agenda en ontwikkelen notulen

Agenda onderdelen:

Opening, Vaststellen agenda, Goedkeuren notulen (vorige vergadering), Mededelingen, ingekomen stukken….

….w.v.t.t.k., Rondvraag, Planning volgende vergadering, sluiting - Hiermee sluit je de vergadering af

Wat houdt wat in ? 

1. Opening

2. Vaststellen agenda

3. Goedkeuren notulen (vorige vergadering)

4. Mededelingen

5. Ingekomen stukken

6. …

7. …

8. …

9. W.v.t.t.k.

10. Rondvraag (opmerking)

11. Planning volgende vergadering

12. Sluiting

Voor iedere vergadering stuur je een uitnodiging, met hierin:

Uitgenodigde deelnemers, locatie, tijdstip en duur, eventuele voorzieningen, agenda

Verschillende stijlen van vergaderen: 

Stijlen:

Instructievergadering

Informatieve vergadering

Besluitvormende vergadering

Brainstormvergadering

Voorbeeld 1:

Tijdens een ledenvergadering van een watersportvereniging woont de heer de Vries, penningmeester, de vergadering bij. Net als bij alle bestuursleden rapporteert hij over de geplande en reeds uitgevoerde acties van zijn afdeling. Hij geeft andere leden informatie over de financiële stand van zaken en legt uit hoe ze er financieel voor staan.

 

Voorbeeld 2:

De facilitaire dienst van een sporthal is verantwoordelijk voor de organisatie van de open dag in de sporthal. Op de dag voorafgaand aan de open dag worden alle taken nog een kort doorgenomen.

 

Voorbeeld 3:

Jouw school wil een leuk evenement organiseren voor werknemers en scholieren. Hiervoor is een commissie aangesteld bestaande uit docenten, leerlingen een conciërge en de directeur. Samen beleggen zij een vergadering om tot een programma te komen.

 

Voorbeeld 4:

Suzan werkt in een groot ziekenhuis. Zij is verantwoordelijk voor de administratieve afdeling. Tijdens een controle door de ARBO-dienst is gebleken dat een aantal werkplekken niet ideaal zijn om lang te werken. 

Er moet direct actie worden ondernemen om dit probleem op te lossen

 

Instructie

vergadering

Informatieve

vergadering

Besluitvormende 

vergadering

Brainstorm
vergadering

Veel voorkomende benamingen:

De volgende genoemde vergaderingen hebben een eigen naam:

Plenaire vergadering

Vergadering voor alle personeelsleden van een bedrijf

Algemene ledenvergadering

Open vergadering, toegankelijk voor iedereen (leden)

Bestuursvergadering

Vergadering voor het (hoofd)bestuur van een vereniging

Management vergadering

Vergadering van een bedrijf voor alleen het management

Een sectie- of afdelingsvergadering

Vergadering gericht op of van de een gedeelte van een bedrijf of vereniging (commissies)

Verschil tussen interne en externe vergaderingen

Bij interne vergaderingen komen alleen deelnemers van het eigen bedrijf

Bij externe vergaderingen komen ook deelnemers van andere bedrijven zoals zakenrelaties - Representatief!!!

Vergader werkzaamheden:

Secretarieel medewerker heeft een belangrijke rol  in de voorbereiding!

Afspraken vastleggen, contact leggen en reserveren locatie/ faciliteiten/ catering (tijdens en na), uitnodigen gasten, financiële afwikkeling, ontvangst en notuleren

Drie fasen:

 Voorbereidende fase

 De verblijfsfase

 De afrondende fase

Voorbereidende werkzaamheden:

Wanneer is de vergadering?

Hoe lang duurt de vergadering?

Wie zijn er uitgenodigd? Hoeveel deelnemers?

Waar vindt de vergadering plaats?

Welke materialen zijn nodig?

Wat is het budget?

Wat is het doel en de aard?

Draaiboek vergadering/agenda:

Functionsheet

Wanneer, Waar, Wat, Wie en bijzonderheden

Tijdsindeling (planning vergadering)

Tafelopstelling: 

Gesloten carré of vierkante tafel

Open carré of vierkante tafel

T-tafel of U-tafel

Gesloten langwerpige tafel (blok)

Open langwerpige tafel ( blok)

Ronde of ovale tafel (blok)

Werkzaamheden tijdens verblijfase:

Eventuele storingen verhelpen

Kopieerwerkzaamheden

Ontvangen gastsprekers

Evt. verzorgen van catering

Serveren

Zelfbediening vanaf vergadertafel (let op kwaliteitsbewaking)

Zelfbediening vanaf drankenbuffet (let op kwaliteitsbewaking)

Serveren/zelfbediening lunch

Borrels achteraf

Check of er niets achter is gebleven

Hulpmiddelen:

Debatinstallatie (als 1 praat wordt de rest gemute)

Flip over/ Whiteboard

Computers, internet en beamer

Video-conferencing (zoals teams)

Geluidsinstallatie

Lichttechniek (demo/ evenement)

CHECK

Afgeronde hoofdstukken… 1, 2 en 3!

Ga aan de slag met de opdrachten!

Heb je vragen?

Mail naar [e-mail]

Ik vind deze lesstof:

Te doen!

Moah ff studeren..

Hard werken!