Les 2 Hospitality & Events (11 mei 2021)

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1

Module Hospitality & Events 

Les 2 - 

Inhoud les

• Vergadering
• Fase 3: Uitvoering (draaiboek) 
• Fase 4: Evaluatie
• Planning maken (gezamenlijk)
• Uitnodiging maken (individueel)
• Start poster/flyer evenement
• Agenda opstellen 
• Notuleren 

Leerdoelen

Aan het einde van de les; 

• weet je hoe je een planning moet maken en heb je deze gemaakt voor je evenement
• weet je wat een draaiboek is en hoe je deze moet maken
• hebben jullie een uitnodiging geschreven

Deel 1

Vergadering

- In je groepje ga je kort (15 min) vergaderen

- Doe dit aan de hand van de opgestelde agenda

- Zorg dat er notulen worden gemaakt

Evenementenfases 

Fase 1: Concepting 

Fase 2: Planning 

Fase 3: Uitvoering 

Fase 4: Evaluatie 

Stappen voor het maken van een planning

1. Wat?
2. Wanneer?
3. Extra tijd voor deadline
4. Extra tijd na deadline
5. Wat eerst?
6. Wat nog meer?
7. Wie doet wat?
8. Overleg
9. Waar? 

Plannen en organiseren

Plannen is structuur aanbrengen.

• dingen die je moet doen
• beschikbare tijd 
• taken verdelen  

Plannen betekent dat je een plan moet omzetten in tijd. 

• haalbaar 
• realistisch 

Fase 2: Planning 

Draaiboeken:

• Voor de voorbereiding
  
• Voor de uitvoering
  
• Voor de nazorg
  

Nadelen planning 

• kost veel tijd 
• moeilijk in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor elk onderdeel 

Voordelen planning 

• geeft overzicht 
• project te verdelen in overzichtelijke stukjes
• gezamenlijk opdracht te verdelen tussen de groepsgenoten
• bijhouden of je op schema loopt
• planning gebruiken voor bijhouden voortgang  

Maak een planning

Ga aan de slag met het maken van een planning, zet dit in een overzichtelijke tabel.  Doe dit als team, overleg goed wie wat gaat doen!

Wat?

Wanneer?

Wat eerst?

Wat nog meer?

Wie doet wat?

Waar? 

Als dit klaar is zet je dit in een balkenschema

Balkenschema  

Deel 2

Welk evenement ben je zelf geweest?

Fase 3: Uitvoering

• Nadat alle ideeën zijn uitgewerkt en verwerkt in een draaiboek, ga je uitvoeren 
• Je regelt, controleert en stuurt bij

WAT IS EEN DRAAIBOEK?

1. Een tijdsprogramma waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft.
2. Een boek met een draaischijf
3. Een tijdsplan voor een reeks gebeurtenissen
4. Een notitieblok waarin afspraken genoteerd worden

Draaiboek

In het draaiboek van uitvoering staat precies van minuut tot minuut beschreven wie, wat, waar moet uitvoeren, wanneer en waarmee

Deel 3

Uitnodiging 

• Hoe maak je een uitnodiging? (zakelijk)
• 5 W's (wie, wat, waar, wanneer en waarom)

• Stel (individueel) een uitnodiging op in Word voor je evenement
• Beoordeel elkaars uitnodiging en voeg samen
•  Zorg ervoor dat er uiteindelijk een bruikbare, goede uitnodiging is

Poster/flyer

• Ontwerp een poster (flyer) voor jullie evenement
• Gebruik Canva (of ander design Programma)
• Bekijk de voorbeelden en bedenk goed; wie is je doelgroep, wat wil je uitstralen (toon) en welke informatie moet er op de poster

Poster

Veel tekst..

weinig tekst..

Agenda opstellen 

Voorafgaand aan een vergadering wordt een agenda opgesteld. 

• Opening
• Aanwezig/ afwezig
• Vergaderpunt 1
• Vergaderpunt 2
• Etc. 
• WVTTK
• Sluiting 

Notuleren 

Notulen is een samenvatting van de vergadering waar de besproken onderwerpen en gemaakte afspraken op een rijtje worden gezet. 

Noteer:

• datum 
• aanwezig/ niet aanwezig 
• besproken onderwerpen
• gemaakte afspraken
• te ondernemen actie + naam 

De notulen van de vergaderingen komen in de bijlage van het eindproduct dat je inlevert.