Zakelijke mail schrijven

• Nederlands
• Secundair onderwijs

Zakelijke mail schrijven

Wat heeft een goede mail nodig volgens jullie?

Wat vind je niet goed aan de mail?

Inhoud - opbouw

Inhoud - opbouw

• Onderwerpsregel
• Aanspreking + achternaam
• Eerste alinea: aanleiding e-mail
• Tweede alinea: verdere uitdieping
• ...
• Laatste alinea: wat je concreet verwacht/hoopt
• Groet
• Naam

Wat vind je niet goed aan de mail?

Inhoud - boodschap

Inhoud - boodschap

• Houd je e-mail kort en zakelijk
• Begin je e-mail met je boodschap: de kernmededeling
• Wees voorzichtig met humor en sarcasme

Wat vind je niet goed aan de mail?

Taal

Taal

• Let op de formulering en de spelling
• Gebruik GEEN komma na de aanspreking
• Gebruik GEEN komma na je groet
• Start een nieuwe alinea (enter) bij elk deel dat inhoudelijk samen hoort
• Wees beleefd

Wat je zeker NIET mag doen

Wat je zeker NIET mag doen

• In hoofdletters schrijven
• Je richten tot een hele groep mensen als je maar één persoon wil bereiken
• Naam van de afzender vergeten
• Bijlage vergeten toevoegen
• Delicate informatie doorsturen naar derden

COPY: CC/BCC

COPY: CC/BCC

• CC staat voor "Carbon Copy". Het betekent dat je een kopie van je e-mail naar andere mensen stuurt, zodat ze kunnen zien wie de e-mail allemaal heeft ontvangen.

Voorbeeld:

Jij stuurt een e-mail naar je leraar.

Je wilt dat je vriend(in) ook de e-mail ontvangt, zodat hij/zij weet wat je hebt gevraagd.

Je zet je vriend(in) in de CC.

Je vriend(in) kan zien wie er nog meer in de CC staat (bijvoorbeeld de leraar).

Dus: Als je iets naar iemand verstuurt en je wilt dat andere mensen ook weten wie de e-mail heeft ontvangen, zet je ze in de CC.

COPY: CC/BCC

• BCC staat voor "Blind Carbon Copy". Dit is hetzelfde als CC, maar hier kunnen de ontvangers niet zien wie er nog meer de e-mail heeft gekregen.
  
  

Voorbeeld:

Jij stuurt een e-mail naar een groep mensen (bijvoorbeeld een klasgenoot en een leraar).

Je wilt dat iedereen de e-mail ontvangt, maar je wilt niet dat iedereen ziet wie er nog meer heeft ontvangen.

Je zet de ontvangers in de BCC.

De mensen die de e-mail ontvangen kunnen elkaar niet zien in de lijst, zelfs niet hun e-mailadres.

Dus: Als je iets naar meerdere mensen wilt sturen zonder dat ze weten wie de anderen zijn, gebruik je BCC.

Nu is het aan jullie...

1. Kies een reden waarvoor je een mail moet sturen:

• Je wil je inschrijven voor een jeugdkamp of sporttoernooi.
• Je hebt een vraag over je punten en wil mailen naar je leerkracht.
• Je bent ziek en wil je afmelden voor een toneelrepetitie, bijles, jeugdbeweging,...
• Je wil een boek reserveren in de bib.
• Je hebt iets gekocht online en het werkt niet goed – je wil hulp vragen.
  ------> Wat zou je schrijven in elk van die situaties? Wat is belangrijk om erbij te zetten?

2. Ga naar je mail en stel de mail op, gericht aan een fictieve persoon.

3. Reflecteer a.d.h.v. de checklist of je mail aan alles voldoet.
------> Gebruik de juiste tools om je taalzorg optimaal in te zetten!

4. Stuur de mail door naar Ruth en zet je coach in CC