De taken van de onthaalmedewerker
De taken van de onthaalmedewerker
Lesduur is: 30 minOnderdelen in deze les
De taken van de onthaalmedewerker
Wat weet je al over de taken van een onthaalmedewerker?
Leerdoel
Aan het einde van de les kun je de belangrijkste taken van een onthaalmedewerker benoemen en uitleggen hoe deze taken bijdragen aan het goed functioneren van een onderneming.
Wat doet een onthaalmedewerker?
Een onthaalmedewerker ontvangt bezoekers, verwerkt post en e-mails, beheert de agenda en organiseert vergaderingen. Dit is een centrale rol binnen het bedrijf.
Inkomende post en postregistratie
Post komt binnen via brievenbus, balie of digitaal. De onthaalmedewerker registreert de post en zorgt dat deze bij de juiste persoon terechtkomt.
Verwerking van inkomende post
De postbode bezorgt dagelijks de post bij de onthaalmedewerker.
De onthaalmedewerker verdeelt de post over de afdelingen.
De geleverde post kan zeer divers van aard zijn.
Wat is een voordeel van digitale post?
Verlies van privacy
Snellere levering dan traditionele post
Hogere verzendkosten
Uitgaande post verzenden
Uitgaande post kan met postzegels, frankeermachines of aangetekend verzonden worden. Een afgiftebewijs of ontvangstbewijs is soms belangrijk.
Het Belang van Postregistratie
De onthaalmedewerker opent en registreert inkomende post.
Postregistratie kan manueel of digitaal gebeuren.
Digitale registratie beschermt tegen schade en is wereldwijd toegankelijk.
Wat is een voordeel van postregistratie?
Minder papiergebruik
Geen verzendkosten
Snellere bezorging
Opvolging van documenten
E-mails: regels en etiquette
Zakelijk en professioneel
Mailbox beheren
E-mails moeten duidelijk, professioneel en correct verstuurd worden. Gebruik formele taal en sluit altijd netjes af met contactgegevens.
Gebruik labels en mappen om mails te ordenen. Groepeer berichten per onderwerp of afzender voor overzicht.
De elektronische agenda
Een onthaalmedewerker beheert vaak een elektronische agenda. Deze is gedeeld, altijd up-to-date en overzichtelijk voor afspraken en vergaderingen.
Welke functionaliteiten ken je al in de electronische agenda?
Reflectie: waarom zijn deze taken belangrijk?
Al deze taken zorgen ervoor dat de communicatie binnen het bedrijf vlot verloopt. Een georganiseerde onthaalmedewerker versterkt het professionele imago van de onderneming.
