Dag 3
Lesduur is: 360 minOnderdelen in deze les
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Conversatie
1. Met wie heb je vandaag al gesproken?
2. Waarover praat je meestal met collega’s?
3. Wat zeg je als je iets niet begrijpt?
4. Wanneer vraag je een collega om hulp?
5. Welke informatie geef je vaak door?
6. Wat vind je moeilijk in spontane gesprekken?
Deze slide heeft geen instructies
Conversatie: Werk, administratie en sociale zekerheid
Antwoord met minstens 3 volledige zinnen.
Geef een voorbeeld uit je eigen ervaring.
Stel daarna één vervolgvraag aan je collega.
Deze slide heeft geen instructies
Antwoord met minstens 3 volledige zinnen.
Geef een voorbeeld uit je eigen ervaring.
Stel daarna één vervolgvraag aan je collega.
Wat doe je als je een deadline niet kunt halen?
Welke administratieve taak doe je het liefst?
Waarom is sociale zekerheid belangrijk volgens jou?
Welke diensten van de sociale zekerheid ken je?
Heb jij ooit een aanvraag voor tussenkomst moeten indienen? Waarvoor?
Welke documenten zijn vaak nodig bij een aanvraag?
Deze slide heeft geen instructies
Antwoord met minstens 3 volledige zinnen.
Geef een voorbeeld uit je eigen ervaring.
Stel daarna één vervolgvraag aan je collega.
Wat doe je als iemand niet begrijpt welke documenten hij moet meebrengen?
Waarom is het belangrijk om persoonlijke gegevens correct in te vullen?
Hoe help je iemand die een vraag heeft over zijn dossier?
Wat doe je als er informatie ontbreekt in een dossier?
Hoe communiceer je met collega's als je hulp nodig hebt?
Welke eigenschappen maken iemand een goede administratieve medewerker?
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Kies 5 woorden uit de lijst en maak een zin van minstens 8 woorden. Je collega herhaalt de zin en maakt hem langer door een reden, plaats, tijd of gevolg toe te voegen.
de collega
de afdeling
de dienst
het dossier
de aanvraag
het document
de informatie
de afspraak
de gegevens
de opvolging
controleren
nakijken
bespreken
uitleggen
begrijpen
verduidelijken
doorgeven
ontvangen
ontbreken
zoeken
vinden
doorgaan
afwerken
noteren
Deze slide heeft geen instructies
Nedbox
Maak nu samen in het Nederlands een samenvatting van de video ZONDER FRANS TE PRATEN!!
Deze slide heeft geen instructies
Spreekopdracht –
Een administratief probleem oplossen
Situatie: Je werkt op een administratieve dienst. Er is een probleem met een dossier, document, planning of aanvraag. Je bespreekt het probleem met een collega en probeert samen een oplossing te vinden.
Opdracht: Maak samen een dialoog van minstens 25 zinnen. Zorg ervoor dat beide personen ongeveer evenveel spreken.
Document nog niet uitdelen
In de dialoog moeten jullie:
het gesprek beginnen en uitleggen waarover het gaat;
het administratieve probleem duidelijk beschrijven;
vragen stellen om meer informatie te krijgen;
minstens één keer om verduidelijking vragen;
uitleggen wat de oorzaak van het probleem is;
vertellen wat de mogelijke gevolgen zijn;
minstens twee mogelijke oplossingen voorstellen;
reageren op de voorstellen van de collega;
samen de beste oplossing kiezen;
duidelijk afspreken wie wat doet en tegen wanneer.
Document uitdelen
Probeer deze uitdrukkingen te gebruiken:
Wat is precies het probleem? – Wat bedoel je precies? – Hoe komt dat? – Daardoor... – We kunnen misschien... – Ik stel voor dat... – Dat lijkt me een goed idee. – Ik weet niet of dat mogelijk is. – Een andere mogelijkheid is... – Dan spreken we af dat...
Deze slide heeft geen instructies
Mogelijke administratieve problemen:
een belangrijk document ontbreekt in een dossier;
verkeerde gegevens zijn in het systeem ingevoerd;
een dossier moet morgen klaar zijn maar er is te weinig tijd;
een aanvraag is naar de verkeerde dienst gestuurd;
een collega is afwezig en een dringende taak moet worden overgenomen.
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
We oefenen verder in
Een invuloefening
Deze slide heeft geen instructies
Invuloefening
Op maandag bespreken we de taakverdeling. Iedereen weet dan welke taken hij moet doen.
De administratiekosten voor het kopiëren en versturen van documenten zijn dit jaar hoger.
De medewerker logt in op het systeem om het dossier te openen.
Na zes maanden heeft de werknemer een evaluatie met zijn leidinggevende.
De leverancier brengt vandaag nieuwe computers naar ons kantoor.
Deze slide heeft geen instructies
Invuloefening
De leidinggevende neemt morgen een beslissing over de nieuwe aanvraag.
Volgende week volg ik een opleiding over veilig werken met persoonsgegevens.
Tijdens de vergadering bespreken we de voortgang van het project.
Volgens de regelgeving moeten we persoonlijke gegevens goed beschermen.
Sara en Tom hebben een goede werkrelatie. Ze helpen elkaar vaak.
Deze slide heeft geen instructies
Invuloefening
Door het nieuwe computerprogramma zit de organisatie in een veranderingsproces.
Kunt u mij meer informatie geven over deze aanvraag?
Wie geen werk heeft, kan soms een uitkering krijgen.
Mijn eerste taak vandaag is het beantwoorden van e-mails.
De overheid maakt wetten en zorgt voor openbare diensten.
Deze slide heeft geen instructies
tekst
Deze slide heeft geen instructies
Dialoog 1 - deel 1
Sara: Goedemorgen Tom. Heb je even tijd?
Tom: Goedemorgen. Ja, natuurlijk. Waar gaat het over?
Sara: Ik heb een vraag over dossier 4587.
Tom: Wat is er met dat dossier?
Sara: Ik heb de documenten nagekeken, maar ik begrijp niet goed wat ik nog moet controleren.
Tom: Heb je de laatste informatie in het systeem bekeken?
Sara: Ja, maar ik weet niet zeker of die informatie volledig is.
Tom: Welke documenten heb je gevonden?
Sara: Ik heb de aanvraag, de bijlage en het laatste formulier gevonden.
Tom: Dan ontbreekt waarschijnlijk nog het attest van de werkgever.
Deze slide heeft geen instructies
Dialoog 1 - deel 2
Sara: Sorry, wat bedoel je precies met “attest van de werkgever”?
Tom: Dat is het document waarin de werkgever bepaalde gegevens bevestigt.
Sara: Oké. Kun je mij tonen waar ik dat normaal kan vinden?
Tom: Natuurlijk. Ga eerst naar de map “Documenten”.
Sara: Ik zie verschillende submappen. Welke moet ik openen?
Tom: Open “Werkgever”. Daar staan normaal de attesten.
Sara: Ik zie daar twee documenten, maar geen attest.
Tom: Kijk ook even naar de datum. Misschien is het document gisteren toegevoegd.
Sara: Nee, het nieuwste document is van maandag.
Tom: Dan moeten we controleren of het document misschien nog onderweg is.
Deze slide heeft geen instructies
Vraagjes
Werk samen om deze vragen op te lossen (in het Nederlands ;-) )
1. Wat is het hoofdonderwerp?
2. Welke drie concrete gegevens heb je onthouden?
3. Welke vraag of welk probleem is nog niet opgelost?
Deze slide heeft geen instructies
Dialoog 1 - deel 3
Sara: Hoe kan ik dat controleren?
Tom: Je kunt in de opvolging kijken of er gisteren een bericht is binnengekomen.
Sara: Een momentje… Ja, ik zie een bericht van de betrokken dienst.
Tom: Wat staat erin?
Sara: Er staat dat het attest vandaag wordt doorgestuurd.
Tom: Dan is het probleem waarschijnlijk opgelost.
Sara: Betekent dat dat ik voorlopig niets hoef te doen?
Tom: Je kunt het dossier wel al verder voorbereiden.
Sara: En zodra het attest binnenkomt, controleer ik de gegevens?
Tom: Precies. Daarna kun je het dossier afronden.
Deze slide heeft geen instructies
Dialoog 1 - deel 4
Sara: Goed. Zal ik een korte notitie toevoegen zodat iedereen weet wat de status is?
Tom: Ja, dat is een goed idee.
Sara: Wat zet ik best in die notitie?
Tom: Schrijf dat het attest nog ontbreekt, maar vandaag wordt verwacht.
Sara: En dat ik de andere documenten al gecontroleerd heb?
Tom: Zeker. Dan is de situatie duidelijk voor iedereen.
Sara: Prima. Bedankt voor de uitleg.
Tom: Graag gedaan. Laat maar weten als het attest niet binnenkomt.
Sara: Dat doe ik. Dan neem ik opnieuw contact op.
Tom: Goed. Succes ermee.
Deze slide heeft geen instructies
Opdracht
Je krijgt de tekst op papier. Los samen de vragen op zonder iets op te schrijven.
Geef daarna de antwoorden mondeling
Deze slide heeft geen instructies
Samenvatting
Zonder voorbereiding :
Vat de tekst samen. Je collega stelt minstens 3 extra vragen
Wissel daarna om
Deze slide heeft geen instructies
Deze slide heeft geen instructies
