Projectdag Facility & Events

• newEditor
• Dierverzorging
• MBO
• Studiejaar 3

PROJECTDAG FACILITY & EVENTS Van uitvoeren → evalueren → verbeteren

Open rustig en professioneel. Stel jezelf kort voor en benoem dat studenten vandaag werken als projectteams, terwijl jij optreedt als projectcoach.

Lesdoel

Ik kan in mijn projectteam doelgericht werken aan een concrete oplevering, feedback professioneel verwerken en aan het einde duidelijk aangeven wat is opgeleverd, wat de volgende actie is, wie verantwoordelijk is en wat de deadline is.

DAILY / DAGSTART

Ieder projectteam geeft in maximaal 1 minuut een korte update.

• Waar staan we?

• Wat willen we vandaag concreet opleveren?

• Zijn er problemen of blokkades?

• Hebben we iets nodig van de docent of een ander team?

Gebruik deze slide als vaste start op toekomstige projectdagen. Houd tempo hoog en laat teams bondig formuleren.

Niet:

Vandaag gaan we werken aan …

Wel:

Vandaag leveren we … op.

Een projectteam formuleert dus niet alleen wat het gaat doen, maar vooral wat er aan het einde zichtbaar af is.

TODAY'S MISSION

Vandaag maken we de stap van uitvoeren naar verbeteren. We kijken terug én vooruit:

Hoe is het kamp verlopen?
Wat vonden wij én de eerstejaars?

Wat leren we hiervan?
Wat behouden en verbeteren we?

Opleveren van een Pakket van Eisen voor het kamp van volgend jaar.

Jullie hebben het kamp voorbereid en uitgevoerd. Zijn we dan klaar?

waar zitten we in de cyclus?

Indeling werkzaamheden

Planning

Dagstart & kennismaken
Evaluatie kamp
Projectwerktijd
Forms naar eerstejaars
Pauze
Projectwerktijd

Tussen opbrengst BB
Feedback eerstejaars
Pakket van Eisen
Projecten afronden
Projectupdate & check-out

Werkstromen van vandaag

Team kamp

Team bedrijfsbezoek

• Bedrijfsbezoek over twee weken verder voorbereiden

Overige eventteams

• Zelfstandig verder werken aan lopende events

• Zichtbare voortgang boeken

Andere teams

• Evaluatie van kampactiviteiten

• Microsoft Forms maken

• Feedback verzamelen

• Resultaten analyseren

• Concept Pakket van Eisen opstellen

Terugkijken op het kamp

De kampactiviteiten zijn georganiseerd door drie derdejaars studenten. Andere studenten hielpen bij de uitvoering.

Vandaag onderzoeken we niet alleen hoe het ging, maar vooral wat dat betekent voor volgend jaar.

Maak duidelijk dat evalueren geen terugblik om de terugblik is, maar input voor verbetering en toekomstige kwaliteit.

Eerste inventarisatie PDCA

Vanuit vijf invalshoeken:

• Wat ging goed?

• Wat ging minder goed?

• Waar moest worden geïmproviseerd?

• Wat moet volgend jaar anders?

• Wat moeten we absoluut behouden?

Laat studenten eerst vanuit eigen ervaring denken voordat de perspectieven worden gesplitst.

Twee perspectieven op dezelfde activiteit

• Wist je wat er van je verwacht werd?

• Was de briefing duidelijk?

• Waren materialen en planning op orde?

• Wat had je vooraf willen weten?

• Wat had de organisatie anders kunnen doen?

Uitvoerders

• Was de voorbereiding voldoende?

• Waren taken en verantwoordelijkheden duidelijk?

• Was de briefing goed genoeg?

• Waren materialen en planning op orde?

• Waar moesten we bijsturen?

Organisatoren

Benadruk dat dezelfde activiteit anders wordt beleefd door verschillende rollen. Dat maakt de evaluatie professioneler.

Waarom perspectief verschil maakt

Een activiteit kan voor deelnemers leuk zijn, maar achter de schermen toch onduidelijk of chaotisch verlopen.

Daarom kijken we apart naar:

• organiseren

• uitvoeren

• beleven

Pas dan ontstaat een compleet beeld.

Leg hier de brug naar de volgende stap: deelnemersfeedback van eerstejaars.

Ordenen van de uitkomsten

Breng alle punten onder in vier duidelijke rubrieken:

• BEHOUDEN

• VERBETEREN

• STOPPEN

• TOEVOEGEN

Gebruik dit als professioneel ordeningskader. Niet alle opmerkingen zijn even belangrijk; probeer overlap samen te voegen.

Van interne blik naar deelnemersblik

Wij weten nu wat wij ervan vonden.

Maar voor wie organiseerden we het eigenlijk?

Voor de eerstejaars.

Een professionele evaluatie gebruikt daarom meerdere perspectieven, niet alleen dat van het organiserende team.

Welke feedback hebben we nodig?

Denk aan informatie over:

• kwaliteit van activiteiten

• leukste en minst leuke activiteit

• duidelijkheid van uitleg

• begeleiding

• tijdsduur en afwisseling

• sfeer en groepsgevoel

• wat behouden moet blijven

• wat verbeterd moet worden

Stuur op bruikbare informatie voor verbetering, niet op losse meningen zonder vervolgwaarde.

Sterke vragen leveren betere feedback op

Zwak:

Vond je het leuk?

Sterker:

Welke activiteit moeten we volgend jaar zeker behouden en waarom?

Goede vragen zijn:

• concreet

• duidelijk

• bruikbaar voor verbetering

Leg uit dat een gesloten of vage vraag weinig helpt bij analyseren en verbeteren.

Microsoft Forms als werkmiddel

De vragen worden gezamenlijk scherp geformuleerd.

De drie organisatoren van het kamp zijn daarna verantwoordelijk voor:

• het bouwen van de Forms

• het versturen van de Forms

• Feedback vragen op de Forms

• het verzamelen van de reacties

Houd de focus praktisch: geen uitleg over alle functies van Forms, alleen wat nodig is voor deze projectdag.

Projectwerktijd

WAT LEVEREN JULLIE AAN HET EINDE VAN DEZE WERKFASE OP?

Werk zelfstandig, stem kort af en maak voortgang zichtbaar.

Deze slide mag langere tijd blijven staan tijdens de werkfase.

Werkstromen van vandaag

Andere teams

Team bedrijfsbezoek

• Bedrijfsbezoek over twee weken verder voorbereiden

Overige eventteams

• Zelfstandig verder werken aan lopende events:

  • Huberts Food en Rally

• Zichtbare voortgang boeken

Team kamp

• Evaluatie van kampactiviteiten

• Microsoft Forms maken

• Feedback verzamelen

• Resultaten analyseren

• Concept Pakket van Eisen opstellen

Werk zichtbaar maken

Gebruik tijdens het werken steeds dezelfde logica:

TO DO → DOING → DONE

Zo blijft voor iedereen duidelijk:

• wat nog moet gebeuren

• waar nu aan gewerkt wordt

• wat al geregeld is

Koppel dit nog niet aan Scrum-theorie. Houd het als praktische werkstructuur.

Tussencheck

Na de eerste werkfase volgt een korte gezamenlijke stand-up van maximaal 10 minuten.

Ieder team beantwoordt:

• Liggen we op schema?

• Wat hebben we inmiddels afgerond?

• Waar lopen we tegenaan?

• Wat is nu onze belangrijkste volgende actie?

Houd dit kort en zakelijk. Laat teams geen lang verslag geven, maar alleen de kern.

De tussencheck is bedoeld om snel te zien:

waar voortgang zit

waar hulp nodig is

welke blokkades tijd kosten

welke volgende stap het belangrijkst is

Bedrijfsbezoek compleet doordenken

Inhoud en planning

• Is vervoer geregeld?

• Is communicatie naar deelnemers geregeld?

• Zijn praktische en veiligheidsaspecten meegenomen?

• Wat is nog nodig van de docent?

• Is het programma duidelijk?

• Wat doen de eerstejaars?

• Wat doen de derdejaars?

• Zijn tijden en locatie helder?

Praktische uitvoering

Feedback analyseren

Zodra voldoende eerstejaars de Forms hebben ingevuld, bekijken we de resultaten niet alleen als meningen, maar als input voor verbetering.

Daarbij gebruiken we één vaste denkroute.

Benadruk dat analyseren meer is dan reacties voorlezen: studenten moeten conclusies trekken.

Van evaluatie naar Pakket van Eisen

Evaluatie = wat vonden we ervan?

Aanbeveling = wat zouden we anders kunnen doen?

Pakket van Eisen = waaraan moet het activiteitenprogramma volgend jaar voldoen?

Laat zien dat een Pakket van Eisen concreter en verplichtender is dan een aanbeveling.

Van opmerking naar eis

Feedback

Het wachten tussen activiteiten duurde te lang."

Briefing van te voren

Conclusie

De overgang tussen activiteiten verliep niet efficiënt.

Onduidelijkheid

Eis

Tussen twee activiteiten zit volgend jaar maximaal 10 minuten wisseltijd.

Voor aanvang van het kamp ontvangen alle uitvoerders een briefing met de planning, taakverdeling, locaties en verantwoordelijkheden.”

Werk dit voorbeeld hardop uit zodat studenten zien hoe je van losse feedback naar een bruikbare eis komt.

Waarover formuleer je eisen?

• begeleiding

• briefing

• materialen

• veiligheid

• communicatie

• doelgroep

• programma

• tijd

• groepsvorming

• sfeer en gastvrijheid

Inhoud

Organisatie

Eis, wens of aanbeveling?

MoSCoW priotering maken

• EIS = Must - moet

• WENS = Should - zou mooi zijn

• AANBEVELING = Could – advies vanuit ervaring

Niet alles is even zwaar. Een professioneel document maakt dat verschil duidelijk.

Laat studenten voorkomen dat elk idee meteen als harde eis wordt genoteerd.

Doel van vandaag voor het kampteam

Lever minimaal een concept Pakket van Eisen op dat volgend jaar echt gebruikt kan worden.

Het document moet dus duidelijk, concreet en uitvoerbaar zijn — niet alleen een lijstje met losse meningen.

Laatste projectwerkfase

Niet:

Waar hebben jullie aan gewerkt?

Wel:

Wat hebben jullie vandaag daadwerkelijk opgeleverd?

Gebruik deze slide als rustige werkslide voor de laatste fase van de projectdag.

DAGSLUIT

Ieder projectteam sluit kort af met:

• VANDAAG OPGELEVERD – wat is daadwerkelijk af?

• VOLGENDE ACTIE – wat moet als eerste gebeuren?

• EIGENAAR – wie is verantwoordelijk?

• DEADLINE – wanneer is dit klaar?

• BLOKKADE – is er hulp nodig?

Gebruik dit als vaste afsluitstructuur op toekomstige projectdagen.

Aan het einde van de dag moet ieder team zichtbaar kunnen maken:

wat af is

wat nog niet af is

wat de eerstvolgende stap is

wie die stap oppakt

wanneer die stap klaar moet z

DAGSLUIT

Ieder projectteam sluit kort af met:

• VANDAAG OPGELEVERD – wat is daadwerkelijk af?

• VOLGENDE ACTIE – wat moet als eerste gebeuren?

• EIGENAAR – wie is verantwoordelijk?

• DEADLINE – wanneer is dit klaar?

• BLOKKADE – is er hulp nodig?

Gebruik dit als vaste afsluitstructuur op toekomstige projectdagen.

Aan het einde van de dag moet ieder team zichtbaar kunnen maken:

wat af is

wat nog niet af is

wat de eerstvolgende stap is

wie die stap oppakt

wanneer die stap klaar moet z

Hoe tevreden ben je over je eigen bijdrage vandaag?