OEFENTOETS Projectmanagement 1

• Projectmanagement
• MBO
• Studiejaar 2

Projectmanagement 

Oefentoets

Weekplanning

Wk 1: Projecten

Wk 2: Plannen & time-management
Wk 3: Pinksteren

Wk 4: Mensen en hun rol in projecten

Wk 5: Mensen in projecten

Wk 6: Herhaling lesstof d.m.v. oefentoets bespreken

Wk 7: Theorietoets

Aan het einde van deze les...

• Ken je de inhoud van de toets op 29 juni 2020
• Weet je hoe je zelf scoort op deze onderwerpen

De arbeidsmarkt kent vele knelpunten. Dat is van alle tijden, maar elke tijd vraagt weer nieuwe oplossingen. En elk knelpunt vraagt een op maat, creatieve en gedegen aanpak.

Een goed functionerende arbeidsmarkt is cruciaal voor onze welzijnssamenleving. Het hebben van goed werk, en het vertrouwen dat dit in de toekomst ook zo zal zijn, is een belangrijk bestanddeel in het welzijn ervaren van individuen. Succes en continuïteit van organisaties draagt bij aan een welvarende economie en is belangrijk voor onze samenleving als geheel.

Door samen te werken met anderen willen wij praktische en vernieuwende oplossingen bieden voor knelpunten op de arbeidsmarkt. Met het bouwen van stevig gefundeerde bruggen tussen stakeholders kan de arbeidsmarkt veel beter functioneren dan nu vaak het geval is. 

Een project is een verzameling van...................................................

PROJECT-

Een verzameling van unieke werkzaamheden

Uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband

Binnen een vooraf bepaalde tijdsbestek

en binnen een afgesproken budget

een van tevoren gespecificeerd resultaat te realiseren

Een project wordt uitgevoerd in een tijdelijk...............................

PROJECT-

Een verzameling van unieke werkzaamheden

Uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband

Binnen een vooraf bepaalde tijdsbestek

en binnen een afgesproken budget

een van tevoren gespecificeerd resultaat te realiseren

Een project wordt uitgevoerd binnen een vooraf bepaald ..................................

PROJECT-

Een verzameling van unieke werkzaamheden

Uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband

Binnen een vooraf bepaalde tijdsbestek

en binnen een afgesproken budget

een van tevoren gespecificeerd resultaat te realiseren

Een project wordt uitgevoerd binnen een .................................. budget.

PROJECT-

Een verzameling van unieke werkzaamheden

Uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband

Binnen een vooraf bepaalde tijdsbestek

en binnen een afgesproken budget

een van tevoren gespecificeerd resultaat te realiseren

Een project wordt uitgevoerd om een van te voren gespecificeerd ............................ te realiseren.

PROJECT-

Een verzameling van unieke werkzaamheden

Uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband

Binnen een vooraf bepaalde tijdsbestek

en binnen een afgesproken budget

een van tevoren gespecificeerd resultaat te realiseren

Noem de 8 kenmerken van projecten.

Tijdelijk, eenmalig resultaat, opdrachtgever, budget, verschillende disciplines, projectorganisatie, plan van aanpak, resultaatgericht

Noem drie voordelen van projectmatig werken.

Noem drie nadelen van projectmatig werken.

Wat is Time-mangement?

De vaardigheid om in te schatten hoeveel tijd je hebt, hoe die te verdelen en hoe je een deadline haalt

Op de vorige slide zie je een eenvoudige afbeelding van de Eisenhowermatrix. Leg uit wat er in elke kwadrant moeten komen te staan en waarom het daar moet.

In het eerste kwadrant zet je de dingen die zowel belangrijk als urgent zijn. Denk aan allerlei crises, heftig politieke problemen, of een acute storing. Werkzaamheden in dit kwadrant zijn ideaal voor de “brandjesblussers” onder ons. De druk is hoog, er wordt direct actie verlangd, je ziet ook direct resultaat van je werk en je hebt de aandacht (en ondersteuning) van de mensen boven èn onder je. Er zijn veel mensen die zich helemaal op hun plek voelen in dit kwadrant en van brandje naar brandje hollen. Zij lopen wel het risico dat taken die ook belangrijk maar minder urgent zijn ondersneeuwen. Die taken blijven net zolang liggen totdat de druk hoog genoeg is opgelopen en ze alsnog als brandje moeten worden opgepakt.

Belangrijk maar Niet Urgent

In dit kwadrant vind je zaken die best nog even kunnen wachten, maar die wél belangrijk zijn. Het grote probleem is hier dat deze zaken vaak blijven liggen totdat ze alsnog urgent zijn geworden. Soms is dat goed, maar vaak ook niet. Goed omdat onder hoge druk snel resultaten kunnen worden bereikt, maar ook slecht omdat daardoor de tijd ontbreekt om eens fundamenteel na te denken en de beste oplossing bij het probleem te zoeken. Ook activiteiten als timemanagementsystemen, verantwoording en verslagen, de financiële boekhouding vallen in dit kwadrant. Je kunt ze lang uitstellen maar ze moeten uiteindelijk wel gebeuren. Wie steeds brandjes blust en te weinig tijd neemt voor belangrijke vraagstukken die wat meer tijd en aandacht verdienen, ondergraaft de eigen organisatie op de lange termijn.

Niet belangrijk maar Wel Urgent

Kwadrant 3 vult zich met onbelangrijke zaken die wel urgent zijn. Denk aan terugkerende vergaderingen en telefoontjes. Ze zijn vaak niet belangrijk maar vragen wel direct om je aandacht. Of die urgentie altijd terecht is valt te bezien, de activiteiten zijn niet voor niets onbelangrijk. Hier valt dus absoluut tijd te winnen door zaken te delegeren of te mitigeren.

Niet Urgent en ook Niet Belangrijk

Het vierde en laatste kwadrant is die van de tijdvreters. Hier zitten die dingen in

die niet urgent zijn en zeker niet belangrijk, maar waar je wel de helft van je dag vult. Het nodeloze gebabbel van collega’s op je kamer (een beetje sociale praat is wel belangrijk, maar teveel niet), de e-mailtjes (voor CC-tjes) die je gelijk openklikt, het voor de tiende keer herschrijven van een eindrapport (perfectionisme). Tal van zaken kunnen je bezig houden, terwijl ze eigenlijk niets opleveren. Tijdvreters dus.

Als je een planning maakt, welke volgorde van taken inplannen moet je dan aanhouden?

1. Met de klok mee te beginnen rechtsboven
2. Tegen de klok in te beginnen linksboven
3. Van links naar rechts, eerst boven dan onder
4. Van rechts naar links, eerst boven dan onder

Leg uit waarom het teamrollenmodel van Belbin je kan helpen bij het maken van een productieve projectgroep.

Noem drie dingen die je altijd samen moet doen met je projectteam.

Brainstormen, onderhandelen en belissingen nemen

Wat is het doel van brainstormen en noem drie die erbij helpen om dit doel te bereiken.

Brainstormen is een populaire manier om in organisaties tot innovatie te komen. Maar hoe vaak heb je niet een stroef lopende brainstormsessie meegemaakt waar uiteindelijk niets met de bedachte ideeën werd gedaan? Wij stelden ons het doel om een effectief brainstormprogramma te ontwikkelen. Onze Innovation Booster is inmiddels een hit en de methodiek levert zulke goede resultaten op, dat we graag een aantal programmaonderdelen met jullie delen. Met deze basisregels kan je direct aan de slag om de volgende brainstormsessie met je team een stuk effectiever te maken.

1. Formuleer een vraag die de creativiteit stimuleert

Een goede brainstorm begint met een geschikte vraag. Dit lijkt triviaal. Vaak wordt er echter weinig aandacht besteed aan het formuleren van een goede vraag. Sta dus wat langer stil bij om na te denken voor welk vraagstuk we met elkaar oplossingen willen vinden. De context en urgentie van de vraag is belangrijk voor de motivatie van de groep. Leg daarom vooraf uit waar de vraag vandaan komt en wat er met de resultaten gaat gebeuren. Graag delen we nog een paar tips voor een goed vraagstuk om de creativiteit te stimuleren: * Maak je vraag concreet en realistisch. Hierdoor levert een brainstorm sneller ideeën op waar je als organisatie ook echt iets aan hebt * Richt je vraag op de toekomst * Zorg er voor dat de vraagstelling meerdere antwoorden mogelijk maakt. Dus niet bedenk hét nieuwe product, maar bedenk zoveel mogelijk nieuwe producten om klantgroep X de komende 3 jaar te bedienen.

2. Gebruik je unieke kennis

Hoewel we weten dat diversiteit nuttig is voor brainstormen, wordt deze diversiteit vaak niet benut. Onderzoek wijst uit dat groepen vaak alleen de gemeenschappelijke kennis uitwisselen en dus niet de unieke bijdrage van iedere deelnemer. Begin elke brainstorm daarom met het delen van ieders unieke kennis met betrekking tot de case. Deze unieke kennis is afhankelijk van de rol in de organisatie en achtergrond, maar ook bepaalde hobby’s of een passie. Op deze manier ga je gebruik maken van de diversiteit van de groep.

3. Alleen of in groep?

We denken dat brainstormen in groepen zorgt voor goede resultaten. Dit is echter niet het geval. Als vier mensen individueel brainstormen komen ze tot meer en betere ideeën dan als deze vier mensen samen brainstormen. We zijn individueel dus productiever, zowel in kwaliteit als in kwantiteit. Dit komt onder meer omdat mensen in groepen voorzichtig zijn om gekke ideeën te delen. Als je in je eentje ideeën bedenkt wordt je niet geremd door eventuele negatieve reacties van anderen. En ander punt is wachttijd. Terwijl iemand anders zijn idee verwoordt, bedenk jij geen ideeën want je bent aan het luisteren. Wellicht komt er net een veelbelovend idee op, zegt je groepsgenoot iets en is dat gedachtesprongetje dat je had alweer gevlogen. Dus brainstorm eerst individueel, schrijf je ideeën op en deel ze vervolgens met de rest.

4. Zorg voor inspiratie

Want inspiratie van anderen is waardevol. Zelf blijf je gemakkelijk op je eigen gedachtenspoor. Inspiratie zorgt voor nieuwe invalshoeken en andere gedachtensporen. Combineer deze en kom zo tot nieuwe resultaten. Let op, het gebruiken van ideeën van anderen is alleen nuttig als je er serieus aandacht aanbesteedt. Zo zit bijvoorbeeld in onze Innovation Booster een opdracht om een idee van je teamgenoot uit te kiezen en hier iets aan toe te voegen om het nog bruikbaarder of innovatiever te maken. Met deze handvatten worden de brainstormsessies al een stuk effectiever. Een volgende uitdaging is het selecteren van de ideeën. We blijken namelijk niet zo goed te zijn in het herkennen van innovatieve ideeën. Kies je voor het meest bruikbare idee of ga je toch voor het meest visionaire idee? En als je een idee hebt uitgekozen hoe ontwikkel je dit idee tot een daadwerkelijke innovatie? In volgende blogs besteden we hier meer aandacht aan.

Besluiten nemen

• eenmansbesluit
  
• minderheidsbesluit
  
• meerderheidsbesluit
  
• unanimiteit
  
• consensus
  
• veto

Bij besluitvorming is belangrijk van tevoren vast te stellen hoe het besluit genomen wordt. Hiervoor bestaan verschillende besluitvormingsregels.

Veelvoorkomende zijn:

eenmansbesluit

minderheidsbesluit

meerderheidsbesluit

unanimiteit

consensus

veto

We werken deze regels hieronder verder uit.

Eenmansbesluit

Eenmansbesluiten worden door één functionaris genomen op grond van hem of haar toegewezen bevoegdheden.

Minderheidsbesluit

We spreken van een minderheidsbesluit als het besluit door een minderheid van de groep genomen wordt. De meerderheid heeft geen bezwaar of geeft geen mening. Minderheidsbesluiten zijn vaak een nette manier om de meerderheid de mond te snoeren. In kleine kring wordt het besluit informeel voorbereid. Op de vergadering wordt de meerderheid ermee geconfronteerd (lees: overrompeld). Die heeft dan te weinig tijd om beargumenteerd te reageren. De voorzitter kan dus tevreden concluderen: “We zijn het met elkaar eens, ik hoor geen bezwaren, dus kiezen we voor A”

Meerderheidsbesluit

Het meerderheidsbesluit komt het meest voor. Eenvoudig gezegd gaat het om het principe “de meeste stemmen gelden”. Ofwel besluitvorming volgens het democratisch beginsel. Het meerderheidsbesluit wordt onder andere toegepast in de Eerste en Tweede Kamer, bij ledenvergaderingen van verenigingen en bij bestuursvergaderingen van stichtingen.

Unanimiteit

Bij het unanimiteitsprincipe moet iedereen het onvoorwaardelijk met het besluit eens zijn. Zo niet, dan volgt heroverweging. In het uiterste geval wordt geen besluit genomen en blijft de oude situatie gehandhaafd. Het unanimiteitsprincipe is nauwelijks bruikbaar voor grotere groepen. Het blijkt zelden mogelijk iedereen unaniem achter een besluit te krijgen. Bij kleine groepen kan het wel werken. Zo kunnen twee vennoten afspreken dat ze investeringen van meer dan € 50.000,- alleen doen als ze het voor 100 % met elkaar eens zijn. In organisaties wordt incidenteel besloten volgens het unanimiteitsprincipe.

Consensus

Bij consensus beslist de meerderheid op voorwaarde dat de minderheid het besluit accepteert. “Accepteren” is iets anders dan “het ermee eens zijn”. Hierin verschilt consensus van unanimiteit. Niet iedereen hoeft het dus met het gekozen alternatief eens te zijn.

U kent het consensusprincipe misschien wel van het jaarlijks gesprek met partner en eventuele kinderen, over de vakantiebestemming. Het is niet aan te raden een bestemming te kiezen waar één van de vakantiegangers fel op tegen is. Grote kans dat uw plezier ter plekke wordt bedorven. Ondanks het feit dat iedereen naar een ander land wil, probeert je consensus in de groep te bereiken.

Veto

Bij vetorecht kan één deelnemer, zelfs zonder argumenten, het besluit tegenhouden. Het vetorecht zien we onder andere bij de Verenigde Naties; bepaalde leden van de Veiligheidsraad hebben vetorecht. Landen kunnen daarmee besluiten tegenhouden, ook als alle andere landen voor zijn.

Naast alle besluitvormingsregels die we tot nu toe noemden, kunnen we natuurlijk ook nog beslissen niet te besluiten. Als de stemmen staken, wordt soms geen beslissing genomen, althans zo lijkt het. In de praktijk wordt dan vaak, al dan niet gefaseerd, toch het alternatief van de meerderheid doorgevoerd.

 

Kies drie methodes uit de vorige slide voor besluiten nemen. Leg uit wat hier precies mee bedoeld wordt.

Bij besluitvorming is belangrijk van tevoren vast te stellen hoe het besluit genomen wordt. Hiervoor bestaan verschillende besluitvormingsregels.

Veelvoorkomende zijn:

eenmansbesluit

minderheidsbesluit

meerderheidsbesluit

unanimiteit

consensus

veto

We werken deze regels hieronder verder uit.

Eenmansbesluit

Eenmansbesluiten worden door één functionaris genomen op grond van hem of haar toegewezen bevoegdheden.

Minderheidsbesluit

We spreken van een minderheidsbesluit als het besluit door een minderheid van de groep genomen wordt. De meerderheid heeft geen bezwaar of geeft geen mening. Minderheidsbesluiten zijn vaak een nette manier om de meerderheid de mond te snoeren. In kleine kring wordt het besluit informeel voorbereid. Op de vergadering wordt de meerderheid ermee geconfronteerd (lees: overrompeld). Die heeft dan te weinig tijd om beargumenteerd te reageren. De voorzitter kan dus tevreden concluderen: “We zijn het met elkaar eens, ik hoor geen bezwaren, dus kiezen we voor A”

Meerderheidsbesluit

Het meerderheidsbesluit komt het meest voor. Eenvoudig gezegd gaat het om het principe “de meeste stemmen gelden”. Ofwel besluitvorming volgens het democratisch beginsel. Het meerderheidsbesluit wordt onder andere toegepast in de Eerste en Tweede Kamer, bij ledenvergaderingen van verenigingen en bij bestuursvergaderingen van stichtingen.

Unanimiteit

Bij het unanimiteitsprincipe moet iedereen het onvoorwaardelijk met het besluit eens zijn. Zo niet, dan volgt heroverweging. In het uiterste geval wordt geen besluit genomen en blijft de oude situatie gehandhaafd. Het unanimiteitsprincipe is nauwelijks bruikbaar voor grotere groepen. Het blijkt zelden mogelijk iedereen unaniem achter een besluit te krijgen. Bij kleine groepen kan het wel werken. Zo kunnen twee vennoten afspreken dat ze investeringen van meer dan € 50.000,- alleen doen als ze het voor 100 % met elkaar eens zijn. In organisaties wordt incidenteel besloten volgens het unanimiteitsprincipe.

Consensus

Bij consensus beslist de meerderheid op voorwaarde dat de minderheid het besluit accepteert. “Accepteren” is iets anders dan “het ermee eens zijn”. Hierin verschilt consensus van unanimiteit. Niet iedereen hoeft het dus met het gekozen alternatief eens te zijn.

U kent het consensusprincipe misschien wel van het jaarlijks gesprek met partner en eventuele kinderen, over de vakantiebestemming. Het is niet aan te raden een bestemming te kiezen waar één van de vakantiegangers fel op tegen is. Grote kans dat uw plezier ter plekke wordt bedorven. Ondanks het feit dat iedereen naar een ander land wil, probeert je consensus in de groep te bereiken.

Veto

Bij vetorecht kan één deelnemer, zelfs zonder argumenten, het besluit tegenhouden. Het vetorecht zien we onder andere bij de Verenigde Naties; bepaalde leden van de Veiligheidsraad hebben vetorecht. Landen kunnen daarmee besluiten tegenhouden, ook als alle andere landen voor zijn.

Naast alle besluitvormingsregels die we tot nu toe noemden, kunnen we natuurlijk ook nog beslissen niet te besluiten. Als de stemmen staken, wordt soms geen beslissing genomen, althans zo lijkt het. In de praktijk wordt dan vaak, al dan niet gefaseerd, toch het alternatief van de meerderheid doorgevoerd.

 

Welke methode van besluiten nemen zou je zelf graag toepassen en waarom?