Module Hospitality & Events, week 1 (start + brainstorm)

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1

Module Hospitality & Events 

WELKOM

- Rondje hoe is het? Nieuw rooster etc.  

- Absentie

'Hospitality & Events'

Wat gaan we doen?

- Periode 4

- Dinsdag 9.00- 11.00 uur

- Woensdag 9.00- 11.00 uur

- 7 weken 

Waar denken jullie aan bij dit vak?

Hospitality & Events

Tijdens deze module ga een evenementen in groepsverband organiseren. 

Je leert:

• plannen 
• samenwerken 
• organiseren 
• creatief denken 

Inhoud les

• leerdoelen
• Evenementenfases
• Fase 1: Concepting 
• Fase 2: Planning 
• Brainstormsessie 
• Contract opstellen 
• Hoe te vergaderen? 
• Agenda opstellen 
• Notuleren 

Leerdoelen

Aan het einde van de les; 

• weet je hoe je in groepsverband een brainstorm sessie kan houden.
• heb je een concept voor een evenement.
• weet je hoe je een vergadering moet leiden.
• heb je groepsverband afspraken gemaakt in een samenwerkingscontract.  

Wat is een evenement? 

Definitie:

Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen

Welk evenement ben je zelf geweest?

Wat is volgens jou een goed evenement en waarom?

Waarom organiseer je een evenement?

Elk evenement heeft een waarom!

Wat wil je eigenlijk echt bereiken met je event?

 

Een evenement is immers nooit een doel op zich, het is een middel. 

In een zakelijke context wil je je gasten wellicht beïnvloeden,

een gedragsverandering teweegbrengen. 

Ze een positief gevoel geven bij je

merk en ze stimuleren om uiteindelijk meer producten van je bedrijf te kopen

of misschien meer loyaliteit op te bouwen. 

Dit geldt niet alleen voor de zakelijke markt.

 Ook jij hebt als persoon een persoonlijk ‘waarom’. 

Zelfs wanneer je een trouwfeest organiseert, heb je een verhaal te vertellen. 

Bijvoorbeeld vrienden en familie getuige laten

zijn van een mooie belofte, ze betrekken bij een belangrijke stap in je leven.

Als je je echte ‘waarom’ helder in je achterhoofd hebt, organiseer je wellicht

een heel ander event dan wanneer je je meteen op de organisatorische kant

van het evenement stort.

De 6 w’s en 2 h’s van een 

• Waarom
  
• Wie
  
• Wat ga je doen
  
• Wat wil je bereiken
  
• Waar
  
• Wanneer
  
• Hoe communiceer je
  
• Hoe financier je
  

Beleving? Hoe ervaar je een evenement?

Evenement 1

• Organiseer samen met je groepje een evenement naar keuze
• Werken in groepsverband 

Evenement 1

Maak een draaiboek  voor je evenement

Beoordeling module 

• 1 evenement organiseren
• Individuele beoordeling 
• HIP lijst beoordeling 
• onvoldoende - voldoende - goed 

WAT IS EEN DRAAIBOEK?

1. Een tijdsprogramma waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft.
2. Een boek met een draaischijf
3. Een tijdsplan voor een reeks gebeurtenissen
4. Een notitieblok waarin afspraken genoteerd worden

Evenementenfases 

Fase 1: Concepting 

Fase 2: Planning 

Fase 3: Uitvoering 

Fase 4: Evaluatie 

Fase 1: Concepting 

• Inventarisatie
  
• Brainstorming
  
• Uitwisseling

Het basisconcept van het evenement wordt opgesteld, bestaande uit: 

• Doelstelling
  
• Doelgroepen
• Financiën 
• Thema 
• Locatie 

Doelstellingen 

4 type doelstellingen voor evenementen: 

• Activiteitendoelstelling
  
• Bereikdoelstelling
  
• Procesdoelstelling
  
• Effectdoelstelling
  

Doelgroep 

Houd rekening met de volgende kenmerken bij het beschrijven van een doelgroep:

• Geografisch
  
• Demografisch
  
• Socio-economisch
  
• Psychologisch
  

Financiën 

Soorten kosten:

• Commerciële kosten
• Financiële kosten
• Personeelskosten
• Facilitaire kosten

Thema

Thema zorgt voor:

• Ordening
  
• Sturing
  
• Betekenis
  
• Beleving
  
• Verbinding
  

Locatie 

Locatiekeuze:

• Vergunningen
  
• Doelstelling
  
• Sfeer
  
• Bereikbaarheid / parkeren
  
• Aantal personen
  
• Faciliteiten
  
•  Kosten decoratie / techniek etc.

• Food & beverage faciliteiten
  
• Inzet personeel
  
• Logistieke opbouw
  
• Veiligheid

Draaiboek voorbereiding

Beschrijving wie welke zaken in de tijdsperiode naar de activiteit toe moet regelen. 

Denk aan:

• concept uitwerking 
• locatie vastleggen
• marketing en promotie 
• offertes aanvragen en vastleggen
• food & beverage 
• decoratie en techniek 
• budgettering 
• uitnodiging opstellen