L3 Organiseren van een evenement

• Activiteiten Doelgroepen Bewegen
• MBO
• Studiejaar 1

Activiteiten Doelgroepen Bewegen 

Organiseren van een evenement

Les 3 Uitvoeringsfase 

Vandaag

• Herhalen vorige les
  
• Leerdoel bespreken
• Theorie Fase 3
• Verder werken aan het evenement
• Leerdoel herhalen
• Vragen en afsluiting

Periode planning

les 1: Inleiding + fase 1 voor het organiseren van een evenement
les 2: Fase 2 voor het organiseren van een evenement
les 3 Fase 3 voor het organiseren van een evenement
les 4: Fase 4 voor het organiseren van een evenement
les 5:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 6:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 7:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 8:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel

Leerdoelen

• Je legt het onderdeel de uitvoeringsfase van het organiseren van een evenement uit

• Je ontwerpt met je groepje de voorbereidingsfase (1 H methode) van je evenement

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn

Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek

Opstellen dag-draaiboek

Tijdsplan van de onderdelen van het dag-draaiboek

Wat werk je uit bij voorbereidend draaiboek?

Wat neem je op in een dag-draaiboek?

Wat werk je uit bij de tijdsplanning en de onderdelen dag-draaiboek?

Terugkoppeling voorbereidingsfase

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;

• Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
• Opstellen dagdraaiboek
• Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Hoe weet je of je alles geregeld hebt voor de grote dag?

Wat is de rol van de coördinator
tijdens de uitvoering van een evenement?

Check, dubbel check

Heb je alles geregeld?

Weet iedereen wat het moet weten?

Zijn de eventuele materialen aanwezig?

Zijn de vrijwilligers/ personeel aanwezig?

Weten de deelnemers hoe laat ze waar moeten zijn?

                              Maak dus een checklist voor de dag zelf

Uitvoeringsfase 

• Uitvoeren van alle werkzaamheden dag-draaiboek
• Controleren van de werkzaamheden van het dag-draaiboek 

       - controleren van de voortgang

       - controleren van medewerkers en vrijwilligers (coachen/aanspreken) 

• Coördineren van de werkzaamheden
  - opening evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers)  
  - aansturen van medewerkers en vrijwilligers
  - afsluiting evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers) 

Uitvoeringsfase

• Uitvoeren van de eventuele aanpassingen 

       - zijn er nog last minute zaken die aangepast moeten worden

• Motiveren van de vrijwilligers/personeel

Hoe zorg je ervoor dat alles geregeld wordt?

Planning per medewerker

Vrijwilligersprotocol

Aan het werk

Ga aan de slag met de voorbereidingsfase dus verder met de 1H methode

Let op! Gebruik het format en werk deze uitgebreid uit

Leerdoel checken

Je legt het onderdeel de uitvoeringsfase van het organiseren van een evenement uit

Volgende les

Volgende les gaan we het alweer hebben over de laatste fase

Evaluatie fase (fase 4)