Evenementenmanagement les 1.4.3 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

Evenementenmanagement

Examinerend keuzedeel

MEP/MR

Marty Bosman

Les 1.4.3

Voordat we starten... hoe sta je ervoor?

Ken je je eindexamenopdracht? 

Heb jij zelf alles ingeleverd?

Hebben jullie je feedback verwerkt?

Controleer je opdrachten en plan tijd in om dit aan te passen (dit doen we niet nu in de les)

Vandaag op het programma

• Productietijd MAF
• Start met jullie eigen team vergadering (15 minuten)
• Werk verder aan het draaiboek


• Verder met de organisatie DJ contest
• Communiceer met je artiest over de details van MAF (tijden)
• Deel technische riders
• Wie is je PET contactpersoon?
• Catering, gaat het lukken?
• Werk ook je documenten bij!
• Generale repetitie
• Deliverables examenportfolio (vandaag):

Draaiboeken (per podium, overall en DJ contest)
Notulen week 3

Het maken van een draaiboek

• Begin op tijd, het kost veel tijd dit goed te doen
  
• Maak het samen met een collega zodat je niets vergeet (2 weten meer dan 1)
  
• Vergeet je backup plan niet!
  
• Laat (belangrijke) mensen met elkaar kennismaken, dan weet iedereen wie wie is
  
• Check of er aparte draaiboeken voor de techniek nodig?
  
• Vergeet de vluchtroutes niet
  
• Plan eten en drinken van gasten en crew in
  
• Let op, je draaiboek is niet het programma!

• Vergeet de afbouw niet in te plannen
  
• Maak het overzichtelijk met kleuren
  
• Bespreek het met het hele team en bewaar het centraal
• Gebruik op de dag zelf een kopie van het draaiboek
• Gebruik de template!!

Organisatie DJ contest (team projectleiders)

• Vindt plaats op 12 juni in de tweede pauze
  
• Mini event i.s.m. docent Dirk Lustenhouwer
• Contactmoment deze week met Dirk is ...
  
• Open contest onder het DJ talent van MA
  
• Winnaar draait op MAF
  
• Ze melden zich uiterlijk wanneer aan? En hoe? Briefing!
  
• Wat moet er geregeld en gebeuren? Brainstorm samen en maak een plan van aanpak (gebruik een template, houd het kort!)
  
• Dit is een opdracht voor vandaag!
• Jamie Driessen, dit is examinerend voor jou!
  

(Uitwerken ideeën, thema’s, haalbaarheid (na uitwerking, hoe ga je doen, wat heb je nodig), moet er catering komen, welke showelementen wil je (MC, presentator, dansers, kleding, make-up, aankleding en styling) 

(Technische) rider

• Een rider is in de theater- en muziekwereld een lijst van beschikbare voorzieningen die een artiest wenst of eist om zijn optreden mogelijk te maken (wensen en benodigdheden).
• Er zijn 3 soorten riders, of is de rider opgesplitst in 3 onderdelen: technisch, hospitality en marketing. 
• Haal deze informatie op bij je artiest of presentator! Welke vragen stel je hierbij?
• Regel vandaag de technische rider!

(Uitwerken ideeën, thema’s, haalbaarheid (na uitwerking, hoe ga je doen, wat heb je nodig), moet er catering komen, welke showelementen wil je (MC, presentator, dansers, kleding, make-up, aankleding en styling) 

Contact met PET (heel veel vragen!)

Welk podium wordt door wie opgebouwd? Op welke plek? Wie werken hieraan? 

Zorg ervoor dat je met PET in contact komt en met de studenten die aan jouw podium bouwen. Wie is jouw contactpersoon? Waar noteer je dit?

Bij wie lever je de technische rider in?

Zij hebben jullie briefing, ga je debriefing ophalen! 

Zitten jullie op 1 lijn? Wat is er nog nodig?

HIERMEE MOET JE VANDAAG STARTEN

Zoek de Studiewijzer op 

studenten krijgen een kopie

Catering

Wat is er mogelijk?

Welke catering zou er passen bij MAF? Of bij jouw artiest? 

Denk met elkaar na over een passende optie voor ons festival. Maar...

We hebben al een kantine, dus wat is er mogelijk zonder dat het botst met elkaar? En wat zou dat kosten? (er is een beetje budget)

Kortom, kom vandaag met een passend voorstel!

Zoek de Studiewijzer op 

studenten krijgen een kopie

Doelgroeponderzoek

Jullie gaan het evenement organiseren en promoten, maar voor wie is dit eigenlijk? En wat willen deze mensen? Leer je doelgroep dus kennen!

Denk na over alle stakeholders (mensen die met het festival te maken hebben) en hoe je deze mensen gaat aanspreken. Wie zijn ze? Waar houden ze van? Waar kun je ze bereiken met je promotie?

Maak een moodboard van de verschillende types die in deze doelgroep vallen. 

Zoek de Studiewijzer op 

studenten krijgen een kopie

Deliverables examenportfolio (vandaag)

Voor je examenportfolio:

• Draaiboeken (per podium, overall en DJ contest)
• Notulen week 2
• Technische rider

Overig:

• Voorstel voor catering
• Doelgroeponderzoek

NB zorg dat alles in het projectarchief staat en lever alles individueel in! 

Start met jullie teamoverleg

Start met jullie eigen team vergadering (15 minuten) en maak meteen de notulen van dit overleg. 

Noteer: 

Wie er is en wie niet

Welke actiepunten er afgehandeld zijn (die kunnen van de lijst af)

Bespreek wat er nog meer moet gebeuren (die zet je op de nieuwe actielijst)

Wie gaat wat doen?

Sla de notulen op met de juiste benaming.

15 minuten

Excursie

Bezoek Junior Songfestival!

We krijgen eerst een presentatie bij de AvroTros, daarna gaan we zelf aan de slag (daar).

(SLB vervalt, gesprekken zijn online)

TEAMINDELING

Team 1 (overkoepelend projectteam)

May, Zoe, Luca, Darius, Josh, Jamie D 

Team 2, band 'Midnight Waves'

Timo, Maud, Enzo, Huub, Sarah Jane, Lars 

Team 3, DJ Gialy en supporting act

Lotfi, Jan, Ray, Jahnicha, Lynn, Noa, Lesedi 

Team 4, singer songwriter Dewi

Rosa, Danique, Yara, Tika, Chris, Jamie N.