Les 8 Beheren van agenda's

• ABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 8 Beheren van agenda's

Wat weet je nog van de vorige les?

Je agenda beheren

Wat noteer je zoal in je agenda

Plannen

• wat is plannen nu eigenlijk
• wat plan je zoal
• wat wordt vergeten bij het plannen
• wat zijn d evoordelen van plannen

Opdrachten

Opdracht 1

Geef antwoordt op de stellingen

Opdracht 2

Zelfstandig je eigen agenda vol gaan plannen met de voorbeelden die er waren.

Lesdoelen

De student:

• kan uitleggen wat plannen en beheren is.
• kan zijn werkzaamheden in de (digitale) agenda zetten.
• kan de 4 w's benoemen en uitleggen waarom ze belangrijk zijn
• kent de procedures rondom het inplannen en wijzigen van afspraken.

Beheren

Bij het beheren van een agenda doe je het volgende:

• Noteren van afspraken in een agenda
  
• Noteren van werkzaamheden in een agenda
  
• Letten op dubbele afspraken
  
• Rekening houden met pauzes, reistijd enz.
• Veranderingen aanpassen in de agenda
  

Wat is beheren?

Als jij een agenda gaat beheren, dan ga jij de agenda ‘bijhouden’. Dit houdt in dat je afspraken en taken gaat noteren.

Daar stopt het niet bij.

Het kan ook zo zijn dat er een keer iets verandert. Het is belangrijk dat je deze veranderingen ook aanpast in je agenda of in die van je leidinggevende.

Opdracht 1: Plan maar in....

Plan de afspraken uit opdracht 2 in je digitale (school) agenda. 

Dit kan via de button Office 365 in je mijngilde account.

Uitleg geven over de digitale agenda in office 365. Instellingen dagen weken werkweek enz. Nieuwe gebeurtenis plannen

Opdracht 2

Plan vervolgens 5 extra afspraken voor de betreffende week in. Kies 5 afspraken uit de volgende voorbeelden. Maak screenshots van je agenda en voeg deze toe bij de opdracht in de reader. 

De 4 W's

Welke informatie heb je nodig voor het maken van een goede afspraak?

4 W's

- Wanneer heb je de afspraak (datum + tijdstip)?

- Wat voor afspraak heb je?

- Met wie, heb je de afspraak?

- Waar heb je de afspraak?

Antwoorden:

- Wanneer heb je de afspraak (datum + tijdstip)?

- Wat voor afspraak heb je?

- Met wie, heb je de afspraak?

- Waar heb je de afspraak?

Mag het een W-tje minder zijn......?

Kun je een goede afspraak maken als je je niet houdt aan de 4 W's?

Antwoord: nee, voor een goede afspraak heb je alle 4 w’s nodig, anders heb je niet de volledige informatie.

Wat is de procedure?

Het beheren van een agenda bestaat uit twee stappen.

1. a) Het invoeren van afspraken in een digitale agenda (of papieren agenda)
   b) Het wijzigen van afspraken in een agenda.
2. Een bevestiging doorgeven aan de collega waar je dit voor hebt gedaan (bijvoorbeeld om dit te zeggen of door een e-mail te sturen).

"Het invoeren"

Welke gegevens heb je nodig voor het invoeren van een afspraak?

Denk aan de 4 W's!

4 W's

- Wanneer heb je de afspraak (datum + tijdstip)?

- Wat voor afspraak heb je?

- Met wie, heb je de afspraak?

- Waar heb je de afspraak?

"Het wijzigen"

Wat moet je veranderen?

Bijvoorbeeld een tijdstip of een andere datum

Zorg ervoor dat de 4 w’s nog alle vier vermeld worden.

In welke agenda moet je dit veranderen?

Als het zo is dat je meerdere agenda’s moet beheren, dan moet je goed kijken voor welke agenda(s) deze wijziging geldt.

"Het bevestigen"

Bevestig de afspraak bij de collega.

Geef de collega met wie afgesproken wordt, een bevestiging. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk (via de e-mail of app).

Spel! Welke "W" ontbreekt er?

Controleer de volgende afspraken en schrijf bij elke afspraak op welke "W" er ontbreekt.

Er komen 5 afspraken.

Afspraken

Antwoorden

- Afspraak 1, wat voor afspraak het is.

- Afspraak 2, waar de afspraak is.

- Afspraak 3, waar en hoe laat de afspraak is.

- Afspraak 4, met wie de afspraak is.

- Afspraak 5, alle gegevens zijn ingevuld.

Opdracht 3: Welke informatie ontbreekt?

Controleer de volgende afspraken en schrijf bij elke afspraak op welke informatie er ontbreekt.

Er komen 6 afspraken. Voeg de afspraken en antwoorden toe aan je reader

Afspraken

 1 en 2                             3 en 4                          5 en 6  

Antwoorden:

- Situatie 1, tijd heenreis

- Situatie 2, afhandelingstijd

- Situatie 3, het is juist gepland.

- Situatie 4, afhandelingstijd

- Situatie 5, tijd heenreis

- Situatie 6, het is juist gepland.

Opdracht 3 Reader

Werk de theorie uit in een Word document, onder samenvatting van de les. Voeg de opdrachten ook toe uit de les. 

Lever alles in via It's learning voor dinsdag 7 november aanstaande. Niet op tijd inleveren is een onvoldoende!

Instructie voor inleveren op It's Learning is voor iedereen bekend?

Voorbeeld opdracht 3

Dit zou er als volgt uit kunnen gaan zien:

• Titelpagina
• Inhoudsopgave en paginanummering
• Samenvatting theorie
• Uitgewerkte opdrachten
• Reflectie

Reflectie

Bekijk het filmpje:

https://www.youtube.com/watch?v=lZxvMrGNyzk

Vragen die je aan jezelf stelt zouden kunnen zijn:

• Hoe was de les?
• Wat heb je vandaag geleerd over postverwerking?
• Lijkt het je een leuk onderdeel van jouw functie? Leg uit waarom wel/niet?

Verzin zelf nog minimaal 2 vragen!!

Samenvatting theorie

Maak een korte samenvatting van de theorie, in jouw eigen woorden. Waar o.a. de volgende onderdelen in staan:

• Uitgaande post
• verzendklaar maken, adresseren, controleren
• Hoe schrijf je een envelop
• Vergaren, vouwen, sluiten

Titelpagina

- Voorblad (jouw naam, klas, leerjaar en periode) met afbeelding met betrekking tot het onderwerp Post verwerken 

Inhoudsopgave en paginanummering

https://www.youtube.com/watch?v=gtt6eUzC-do

https://www.youtube.com/watch?v=l_znyLxaxdU

Hoe ziet de inhoudsopgave er ongeveer uit?

WOB Uren

Maak de opdrachten uit deze les af in de WOB-uren.

Volgende les bespreken we dat wat je moeilijk vond! 

Lesdoelen

De student:

• kan uitleggen wat plannen en beheren is.
• kan zijn werkzaamheden in de (digitale) agenda zetten.
• kan de 4 w's benoemen en uitleggen waarom ze belangrijk zijn
• kent de procedures rondom het inplannen en wijzigen van afspraken.

Einde les 8