Beheren

• Pedagogisch werk
• MBO
• Studiejaar 3

Beheren

Werkproces

P2-K2-W3: Voert beheertaken uit.

Examen

- Je houdt rekening met financiële middelen en blijft binnen het beschikbare budget. 

- het budget voor activiteiten te bewaken.

Begroting

- Bestaat uit de beginbalans en een resultatenrekening.

- Begroting wordt opgesteld door directie, manager is hierbij betrokken en kan jou om input vragen.

- Begroting moet gekeurd worden door het bestuur, als het gekeurd is is begroting feitelijk een budget.

Beginbalans

- Hierin staan alle bezittingen, schulden en het eigen vermogen.

- Activa (debet): bezittingen, waarde van gebouw/eigendom en goederen.

- Passiva (credit): geleend geld en schulden.

- Indicatie voor de financiële mogelijkheden.

Resultatenrekening

- Hierin staan de kosten en opbrengsten van het afgelopen kalenderjaar vermeld (winst- en verliesrekening).

- Uit het verschil tussen kosten en opbrengsten volgt een negatief saldo (verlies) of een positief saldo (winst).

- Bij de meeste organisaties is dit nul aangezien deze non-profit zijn.

Inkomsten en uitgaven

Welke inkomsten en uitgaven zijn er op je stage?

Inkomsten voorbeelden

- Plaatsingskosten van kinderen (door ouders)

- Aanvullende plaatsingskosten (door werkgevers van ouders)

- Projectsubsidies (door gemeente of overheid)

- Sponsorgelden (door bedrijven)

- Spaarrente uit tegoeden (geld op de bank)

Voorbeelden uitgaven

- Salarissen

- Onderhoudskosten

- Energiekosten

- Verzekeringskosten

- Kosten aanschaf materialen en goederen voor kinderen/personeel.

Budget

Budget

- Voorcalculatie: een inschatting van de kosten die aan een bepaald project verbonden zijn.

- Nacalculatie: je stelt dan de daadwerkelijk gemaakte kosten vast.

- Het verschil hiertussen is het budgetverschil, deze moet je zo klein mogelijk houden.

Budgetbewaking

- Flexibel budget: indien de voorcalculatie lastig is. Je geeft dan per post (inkoop, huisvesting, personeel etc.) een minimum en maximumbedrag aan.

- Goed op de hoogte zijn van van het te besteden bedrag en een verantwoorde administratie van de uitgaven verzorgen.

- Financiële rapportage: overzicht van de uitgaves.

Examen

- voorraadbeheer uitvoeren, waaronder check op houdbaarheid van producten;

- contact onderhouden met bijvoorbeeld leveranciers: plaatst bestellingen en controleert binnengekomen leveringen;

Logistiek

Beheersen van een goederenstroom: oriëntatie op aanschaf van goederen, het bestellen en betalen van materialen, het in ontvangst nemen en het controleren van goederen en het opbergen van materialen.

Logistiek

Het doel: de juiste producten leveren of ontvangen, op de juiste tijd en plaats, in de juiste hoeveelheden en tegen zo laag mogelijke kosten.

Aanschaf van materialen

- Regelmatige bestellingen: eten en drinken voor de kinderen (houdbaarheid goed in de gaten houden), materialen m.b.t. hygiëne (wc-papier en luiers). Administratieve materialen (pennen, papier en potloden)

Aanschaf van materialen

- Incidentele bestellingen: speelgoed (kleurpotloden bestel je vaker dan bijvoorbeeld lego). De frequentie verschilt dus per product.

- Speelgoed voor specifieke gelegenheden (bijvoorbeeld sinterklaas).

Tien vragen over aanschaf

1. Zijn de goederen echt nodig?

2. Zijn de materialen bederfelijk, moeten ze koel worden bewaard?

3. Hoe groot is het materiaal dat wordt besteld?

4. Bij welke winkel/leverancier is het het goedkoopst en krijg je korting bij grotere bestelling?

5. Op welke termijn wil ik het materiaal hebben?

6. Wordt het materiaal bezorgd en gebeurd dit gratis of is het goedkoper om het zelf op te halen?

7. Is de leverancier betrouwbaar?

8. Is het verstandig om altijd op dezelfde dag te bestellen of zijn er op bepaalde dagen aanbiedingen?

Tien vragen over aanschaf

9. Hoe veilig is het product, is de verf bijvoorbeeld kindvriendelijk?

10. is het product milieuvriendelijk en gemaakt van duurzame materialen?

Keuze van leverancier

Vier factoren:

1. De betrouwbaarheid (recensies op internet).

2. Bereikbaarheid (fysiek en communicatieve).

3. Flexibiliteit (is er bijvoorbeeld een mogelijkheid om producten zonder extra kosten te ruilen?)

4. De service (zijn de service ervaringen positief?)

Tips

- Profiteer van aanbiedingen, hou folders en websites in de gaten.

- Contract afsluiten met leverancier (bijvoorbeeld fruit/dranken)

- Wissel in vergaderingen ervaringen met leveranciers uit.

Voorraadbeheer

Alle activiteiten waarmee iemand ervoor zorgt dat hoeveelheden materialen op het afgesproken niveau blijven en gebruiksvoorwerpen worden onderhouden of vervangen.

Bijhouden van de voorraad

Dit kan op drie manieren:

1. Analoog (pen en papier)

2. Digitaal in Office (Excel)

3. Digitaal met speciale software

Techniek van de vijf essen

1. Sorteren: Je legt de spullen bij elkaar die bij elkaar horen (drank op dezelfde plek, op basis van doelgroep, op basis van doel: sinterklaasplank)

2. Standaardiseren: met collega's vaste plekken afspreken om bepaalde materialen te bewaren

3. Schikken: je ordent materialen bijvoorbeeld op basis van de mate van gebruik.

4. Systematiseren: Je maakt duidelijke afspraken over wie de voorraad beheert. Zorg dat iedereen op de hoogte is over waar materialen zich bevinden.

5. Schoonmaken: ga regelmatig na wat de conditie van materialen is, vooral speelgoed dat een poos bewaard wordt.

Examen

Zorg dragen voor de veiligheid en het onderhoud van apparatuur, materiaal en werkruimte.

Zes aspecten van onderhoud

1. Veiligheid: apparatuur dient regelmatig op veiligheid te worden gecontroleerd door medewerkers of experts.

2. Gezondheid: cv-ketel is kapot, gebouw kan niet verwarmd worden, in een koud gebouw kunnen kinderen en personeel ziek worden.

3. Bruikbaarheid: een goede conditie van apparaten is een voorwaarde voor dagelijks gebruik zoals een stofzuiger.

Zes aspecten van onderhoud

4. Duurzaamheid: de aanschaf van duurdere materialen (bijvoorbeeld een keukenkastje met keurmerk) betaalt zich op lange termijn terug.

5. Comfort: de aanschaf van een waterkoker met indicatie dat het water kookt, is prettiger dan een waterkoker waar je naartoe moet lopen om te zien of het water kookt.

6. Uitstraling

Ga aan de slag met de examenopdrachten

- Planning maken.

- Verslag schrijven.

- Plan van aanpak maken.