Evenementenmanagement les 1.3.8 MEP/MR

LES 8 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT
(EVEN)
Periode 3 en 4
Marty Bosman
Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker
1 / 32
volgende
Slide 1: Tekstslide
EvenementenmanagementMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 32 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

time-iconLesduur is: 180 min

Onderdelen in deze les

LES 8 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT
(EVEN)
Periode 3 en 4
Marty Bosman
Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

Slide 1 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

PROGRAMMA VOOR VANDAAG
Blok 1
Gastles klantbeleving

Blok 2
Terugblik Kingcanary
Evenementenlogistiek

Blok 2
werken aan je MA MENTAL HEALTH event!

Slide 2 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

LEERDOELEN 
Na de les van vandaag:


  • Kun je uitleggen hoe je klantbeleving in je evenement toepast
  • Kun je vertellen hoe logistiek in een evenement werkt
  • Kun je vertellen hoe je jouw evenementconcept smart maakt
  • Heb je met je groepje je draaiboek, plattegrond en je middelen/materialenlijst en zijn alle taken verdeeld en bekend af

Slide 3 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Wat is, net als bij jullie, het belangrijkste onderdeel van het werk dat Niels, Esmee en Tanja doen?
A
Technische snufjes toepassen
B
Samenwerken
C
Evenementen briefen
D
Heineken buiten het nieuws houden

Slide 4 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

In de studio wordt gewerkt met en dome camera want die
A
is goedkoper
B
is opvouwbaar
C
vergt minder inzet van personeel
D
heeft een extra telelens

Slide 5 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies


A
2024
B
2006
C
Coronatijd
D
1999

Slide 6 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Alles wat er in de online events gebeurt wordt verbonden in
A
het draaiboek
B
de make up kamer
C
de fotostudio
D
de regiekamer

Slide 7 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Content en productie hebben vaak strijd bij een live event omdat
A
content belangrijker is dan productie
B
productie belangrijker is dan content
C
productie altijd meer wil en content altijd minder
D
content vaak meer wil en productie juist minder

Slide 8 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Over hun online events mag Kingcanary
A
geen reclamemaken
B
onbeperkt reclamemaken want het is hun eigen product
C
alleen reclamemaken op YouTube
D
niet vertellen wat ze inhoudelijk doen

Slide 9 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Alles wat er gebeurt in de live events, alle overgangen, worden vastgelegd in een
A
draaiboek
B
dagboek
C
run of show
D
log of show

Slide 10 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

het begeleiden van de klant op de vloer is
A
een extra dienst van Kingcanary die ze zelf bieden
B
nergens voor nodig, ze hebben vaak zelf een script
C
standaard bij elk online event van elke organisatie
D
kennis die Kingcanary extern inhuurt

Slide 11 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Een goed online event kan niet zonder
A
een repetitie
B
een run of show
C
een floormanager
D
alle bovenstaande

Slide 12 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Er wordt gebruik gemaakt van een intercom set omdat
A
je tijdens de show geen geluid mag maken
B
je tijdens de show geen tijd hebt om met elkaar te praten
C
je tijdens de show geheimhoudingsplicht hebt
D
je tijdens de show geen tijd hebt om je script te lezen

Slide 13 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Bij de debriefing bespreekt Kingcanary;
A
of ze de opdracht aan willen nemen
B
Hun definitieve voorstel
C
wat hun idee is in grote lijnen op basis van de vraag van de klant
D
alle ideeën uit een brainstorm

Slide 14 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

Kingcanary heeft de volgende stageplaatsen;
A
PET-stages bij de events
B
MEP-stages bij online en gewone events
C
MR-stages bij contentcreatie
D
alle bovenstaande

Slide 15 - Quizvraag

Deze slide heeft geen instructies

GASTLES KLANTBELEVING
REMON HARMELWAARD
 DT EVENTS

Slide 16 - Tekstslide


In aanvulling hierop, en wat jij denk ik als geen ander kunt vertellen is hoe het is om te denken vanuit de organisator. Hoe ga je alles regelen voor je klant? Wat is er belangrijk voor de klant? Hoe kom je van de wens van de klant tot een positieve klantbeleving? Hoe zorg je ervoor dat je aan de verwachting van je klant voldoet en misschien wel overtreft?

Slide 17 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

WAT IS LOGISTIEK
Logistiek is een overkoepelende term voor alle activiteiten die betrekking hebben op het proces dat voorafgaat aan de levering van een eindproduct aan een klant.

Maar wat is dan evenementenlogistiek?

Slide 18 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

eevE
EVENEMENTENLOGISTIEK
Publieks-, sport en bedrijfs-evenementen
Humanitaire logistiek
Lowlands 
Pinkpop Tourstart 2015 Utrecht Koningsdag 
Congressen
Tsunami
MH17

(dit kun je niet plannen)

Slide 19 - Tekstslide

https://www.kennisdclogistiek.nl/system/downloads/attachments/000/000/249/original/Evenementenlogistiek_ook_evenementen_hebben_een_logistiek_concept_nodig.pdf?1498662456

Wat houdt evenementenlogistiek in?
“Evenementenlogistiek omvat de eenmalige (of laag frequente) organisatie, planning, besturing en uitvoering van de goederen- en personenstroom vanaf de inhuur en uitbesteding, via realisatie voor het publiek met als doel om tegen lage kosten, kapitaalgebruik en optimale veiligheid te voldoen aan de behoefte van de bezoeker of klant.” (Van Rijn, 2001)

Slide 20 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

HUH???


EVENEMENTENLOGISTIEK ZORGT ERVOOR DAT DE MENSEN EN SPULLEN DIE VOOR EEN EVENEMENT NODIG ZIJN OP DE JUISTE PLEK TERECHT KOMEN, OP EEN GOEDKOPE EN VEILIGE MANIER, DIE DE KLANT EN BEZOEKER PRETTIG VINDEN.

Slide 21 - Tekstslide

obv draaiboek
opbouw / afbouw af
zicht op werkschema's
afstemming opeenvolgende werkzaamheden
medewerkers aansturen
voortgang activiteiten bewaken
toeleveranciers instrueren
logistiek regelen
EVENEMENTEN LOGISTIEK IS COMPLEX

Timing is alles – er is vaak een zeer strak schema waarbinnen alles moet gebeuren want het event heeft een vaste datum

Er zijn er veel items die getransporteerd moeten worden, van grote podiumconstructies en technische apparatuur tot machines voor op een beurs

Daarnaast zijn er vaak complexe eisen op het gebied van beveiliging en veiligheid met strenge regels voor wat er op de locatie mag komen en hoe het moet worden behandeld

En dan hebben we het nog niet eens over de mensenstroom

Slide 22 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

VERSCHILLENDE SOORTEN EVENEMENTEN
  • De bezoekersaantallen worden steeds groter
  •  De evenementen worden steeds extremer
  • Als het fout gaat, dan gaat het goed fout!

Slide 23 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

DANCE VALLEY 2001 DRAMA, VOORBEELD VAN EEN EVENEMENT WAAR DE LOGISTIEK FOUT GING (1)
Dance Valley in recreatiegebied Spaarnwoude trok dat jaar 90.000 bezoekers. Na afloop liep het helemaal uit de hand omdat er voor duizenden bezoekers geen vervoer was. En het noodwaar was. Kleumende feestgangers moesten daardoor uren in de regen lopen. Ze liepen zelfs in paniek de snelweg op. Enkele tientallen mensen moesten met onderkoelingsverschijnselen naar het ziekenhuis.

Slide 24 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

DANCE VALLEY 2001 DRAMA, VOORBEELD VAN EEN EVENEMENT WAAR DE LOGISTIEK FOUT GING (2)
De problemen waren voorspelbaar, maar ontstonden door een slechte voorbereiding. De organisatoren hadden onvoldoende kennis en capaciteit om een evenement van dergelijke omvang te kunnen realiseren.

Ook de gemeente Velsen en de politie schoten te kort bij het verlenen van de vergunning. Ze hadden onvoldoende inzicht om de vervoersproblemen aan te zien komen

Slide 25 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

LOGISTIEKE DOELSTELLINGEN EERST BEPALEN

  • Op tijd en voldoende beschikbaar zijn van faciliteiten en verbruiksgoederen (leverbetrouwbaarheid)
  • Snel kunnen reageren op wisselende vraag naar diensten en of producten (flexibiliteit)
  • Het ontwerpen van een veilige infrastructuur voor het evenement, waarbij grote, onbedoelde, opeenhopingen van mensen en lange wachtrijen dienen te worden vermeden (doorlooptijd)

Slide 26 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

HOE WEET JE WAAR ALLES HEEN MOET OP EEN EVENEMENT?
  • hiervoor heb je een plattegrond nodig...

Slide 27 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

HOE WEET JE WAAR ALLES HEEN MOET OP EEN EVENEMENT?
  • De plattegrond!
  • Met behulp van een goede tekening (de plattegrond) geeft jij als eventmanager alle betrokken partijen inzicht in jouw ideeën voor het evenement. 
  • De tekening is de basis.
  • Als alle onderdelen van een evenement zijn ingetekend, dan weet je zeker dat de opstelling past binnen het aangegeven terrein en kom je niet voor verrassingen te staan

Slide 28 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 29 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

maak je evenement SMART!
Specifiek -  wat is het event?
Meetbaar - hoeveel deelnemers/bezoekers willen jullie?
Acceptabel - valt het binnen het Mental Health Week thema?
Realistisch - is het echt uitvoerbaar?
Tijdgebonden - van hoe laat tot hoe laat/hoe lang duurt het event?

Slide 30 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

VERDER MET JE EVENT!
  1. zorg dat je event SMART is uitgewerkt
  2. zijn alle taken verdeeld?
  3. is de planning af?
  4. heb je alle middelen bepaald en geregeld?
  5. werk je planning bij
  6. maak het draaiboek af
  7. zorg voor publiciteit vooraf en tijdens MA MENTAL HEALTH WEEK



    Slide 31 - Tekstslide

    workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)
    VOLGENDE WEEK:
    • MA MENTAL HEALTH WEEK!

      Slide 32 - Tekstslide

      Deze slide heeft geen instructies