L2 Organiseren van een evenement

Activiteiten Doelgroepen Bewegen 

Organiseren van een evenement
Les 2 Voorbereidingsfase 


1 / 24
volgende
Slide 1: Tekstslide
Activiteiten Doelgroepen BewegenMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 24 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

time-iconLesduur is: 60 min

Onderdelen in deze les

Activiteiten Doelgroepen Bewegen 

Organiseren van een evenement
Les 2 Voorbereidingsfase 


Slide 1 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Vandaag
  • Herhalen vorige les
  • Leerdoel bespreken
  • Opdracht klassikaal bespreken 
  •  Theorie Fase 2
  • Leerdoel herhalen
  • Vragen en afsluiting

Slide 2 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Periode planning
les 1: Inleiding + fase 1 voor het organiseren van een evenement
les 2: Fase 2 voor het organiseren van een evenement
les 3 Fase 3 voor het organiseren van een evenement
les 4: Fase 4 voor het organiseren van een evenement
les 5:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 6:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 7:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 8:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel

Slide 3 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Voorbeelden kleinschalig evenement

Slide 4 - Tekstslide

-Het duurt een of twee dagdelen
-Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers
-Het gaat vooral om de hoofdactiviteit
-Men haalt financiën uit het activiteitenbudget en vraagt eventueel een bijdrage van de deelnemers. Subsidie en sponsors niet of beperkt van belang
Voorbeelden grootschalig evenement

Slide 5 - Tekstslide

-Richt zich op grote aantallen deelnemers, toeschouwers en bezoekers.
-Het kent een organisatiecomité en meerdere commissies
-Men begroot vooraf de haalbaarheid
-Men verwerft financiën bij overheid en/of sponsoren, fondsen en deelnemers; bezoekers en toeschouwers dragen eveneens financieel bij 
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Voorbereidingsfase
Nazorg 
Initiatieffase 
Uitvoeringsfase

Slide 6 - Sleepvraag

Deze slide heeft geen instructies

Wat onderzoek je in de initiatiefase?

Slide 7 - Woordweb

Deze slide heeft geen instructies

Terugkoppeling vorige week
fase 1: initiatieffase
  • Aanleiding formuleren
  • Projectgroep samenstellen
  • Doel en doelgroep vaststellen
  • Globaal beeld vormen
  • Voorbereidend draaiboek opstellen

Slide 8 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Onderdelen draaiboek  
5 W's en 1 H methode
  1. WAAROM
  2. WIE
  3. WAT
  4. WAAR
  5. WANNEER
  6. Hoe

Slide 9 - Tekstslide

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.
2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?
3. WAT? Wat doen? Wat is het doel? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 
4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 
5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!
6. Hoe? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit organiseren? 
De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! 

Leerdoelen
  • Je brengt jouw verjaardagfeest klassikaal over met de 5W's
  • Je legt het onderdeel de voorbereidingsfase van het organiseren van een evenement uit
  • Je stelt een activiteitengroep van max 4 personen samen
  • Je ontwikkelt d.m.v. de 5W methode jullie eigen evenement voor een doelgroep binnen MZ (gehandicaptenzorg of ouderenzorg)

Slide 10 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Opdracht 1 klassikaal bespreken

Slide 11 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Wie gaat zijn of haar verjaardag delen in de 5w's

Slide 12 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Vier fasen van organiseren
Fase 1:     Initiatieffase 
Fase 2:     Voorbereidingsfase
Fase 3:     Uitvoeringsfase
Fase 4:     Nazorg 

Slide 13 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Voorbereidingsfase
In de initiatieffase stel je een voorbereidend draaiboek op
      - Alle werkzaamheden neem je hierin op (5W)
 
De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;
  1. Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
  2. Opstellen dag-draaiboek
  3. Tijdsplan van de onderdelen van het dag-draaiboek

Oftewel de 1H methode gaat hier uitgewerkt worden

Slide 14 - Tekstslide

plattegrond
1. Uitvoering voorbereidend draaiboek
Het is belangrijk dat één persoon van de projectgroep zich voordraagt als projectleider
Deze controleert of de werkzaamheden op tijd uit gevoerd worden, dat de  andere van projectgroep zich aan de planning/afspraken houdt (draaiboek)

- Loopt alles goed > geen problemen!
- Niet op tijd af > bespreken! 
-Voortgang controleren voor deadline 
- Houdt het draaiboek bij 

Slide 15 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

1. Uitvoering voorbereidend draaiboek
Je gaat verder waar je bent gebleven "Hoe" (welke manier)

  • Je bedenkt en beschrijft de activiteiten die je wilt gaan doen
  • Je maakt een plattegrond van alle activiteiten 
  • Je maakt een poster om de activiteit te promoten
  • Je  maakt inschrijflijsten voor de deelnemers

Slide 16 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

2. Opstellen dag-draaiboek
Maak gebruik van de kwaliteiten van de mensen die helpen met het evenement

Het dag-draaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden

Verder geef je weer wie & wat moet gebeuren op welk moment (tijdens het evenement zelf)




Slide 17 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 18 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

3. Tijdsplanning + uitwerking onderdelen dag-draaiboek 
Uitwerking van je evenement weggezet in tijd bijvoorbeeld:

  • Het programma (wie ) Bijv: welke activiteiten, opening, slot
  • Deelnemers (wie) Bijv: ontvangst en begeleiding van deelnemers
  • Organisatie (wie) Bijv: uitdelen programmaboekje, ophalen uitslagen, secretariaat
  • Accommodatie/materialen (wie) Bijv: accommodatie, materialen, kleedkamers, catering
  • Medewerkers/vrijwilligers (wie) Bijv: ontvangst, informeren, begeleiden 
  • EHBO (wie) Bijv: verantwoordelijk EHBO, ontvangen, bedanken 

Slide 19 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Voorbeeld programma schema

Slide 20 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Voorbeeld programmaboekje 

Slide 21 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Aan het werk
We gaan aan de slag met de initiatiefase, ook wel het draaiboek voor jullie evenement

  1. Maak een groepje van 4 medestudenten
  2. Wijs één groepsleider aan
  3. Aanleiding formuleren
  4. Doelgroep en doel vaststellen
  5. Globaal beeld van het evenement vormen, vaststellen van de randvoorwaarden

Slide 22 - Tekstslide

Let op deze wordt gepresenteerd en 1 activiteit wordt daadwerkelijk gedemonstreerd

Aan het werk
6. We doen dit via de 5W methode (H komt later)
       Deze methode is uitgebreid
7. Zet hierna alles in het format van een voorbereidend draaiboek
8. Klaar met de 5 W's? (zorg dat deze wel uitgebreid beschreven is) ga dan verder met de Voorbereidend draaiboek gaan opstellen (in een schema overzicht)

We gaan hier steeds verder mee aan de slag

Slide 23 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Volgende week
Gaan we verder met Fase 3 de uitvoeringsfase 

Let op: Bewaar jullie draaiboek goed!

Slide 24 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies