Les 2: besluitvorming en vergadervormen

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Regelen en organiseren van vergaderingen

Vorige keer hadden we het over vergaderdoelen. Noem de vergaderdoelen die je nog weet.

Besluitvorming

Een vaak voorkomend vergaderdoel.

Hoe doe je dat? Niet iedereen is het altijd met elkaar eens.

Op welke manier kom je dan toch tot een besluit?

Individueel of gezamenlijk

Bij een individueel besluit neem je gewoon zelf de beslissing omdat jij dat mag, daarvoor bevoegd bent.

Een gezamenlijk besluit neem je tijdens een overleg.

Daarbij hebben de vergaderdeelnemers óf inspraak (uiteindelijke beslissing toch weer door één persoon) óf medezeggenschap (bijv. door een stemming)

Manieren van besluitvorming

Eenmansbesluit (de 'scheidsrechter' beslist. Soms prettig dat iemand de knoop doorhakt)

Minderheidsbesluit (als de meerderheid geen mening of geen bezwaar heeft, en het besluit wel accepteert)

Meerderheidsbesluit (Meeste stemmen gelden)

Unanimiteit (iedereen vindt hetzelfde)

Consensus (partijen geven allebei/allemaal wat toe)

Veto (één of meer deelnemers kunnen het besluit tegenhouden)

Vergadervormen

Drie categorieën:

1. algemene vergaderingen

2. incidentele vergaderingen

3. vergaderingen op afstand

Algemene vergaderingen

• Periodiek, vinden wekelijks, maandelijks of jaarlijks plaats
• Altijd ongeveer dezelfde (vaste) agendapunten
• Vergaderdoel kan verschillen, vaak meerdere doelen per vergadering
• Voorbeelden zijn: werkoverleg, teamoverleg, MT-vergadering, OR- of MR-vergaderingen, Instructie (briefing), bestuursvergadering, commissievergadering

Incidentele vergaderingen

• Worden eenmalig of af en toe georganiseerd met een bepaald doel.
• Agenda ziet er anders uit dan bij algemene vergadering
• Doel is vaak informatieoverdracht en soms meningsvorming.
• Voorbeelden zijn: conferentie, congres, symposium, seminar, brainstormvergadering

Vergaderen op afstand

• Met huidige technieken steeds meer mogelijk.
• Voordeel is dat het geen reistijd kost.
• Is niet altijd handig.
• Voorbeelden zijn: telefonisch vergaderen, video conferencing
• Skype en Google Hangouts worden hiervoor vaak gebruikt.

Staand vergaderen

Stand-up meeting

• Kort (5 minuten, maximaal 15 minuten)
• Bespreken voortgang en snelle besluitvorming.
• Discipline is belangrijk. Tijd is tijd!
• Kan niet voor iedere vergadering.
• De groep moet niet te groot zijn.

Opdrachten

Maak nu de opdrachten die klaar staan over vergadervormen (11 t/m 16) en over besluitvorming (17 t/m 19).

Lees eerst goed de theorie door en maak daarna de opdrachten.