Hoofdstuk 3 het organiseren van een evenement

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo k, g, t
• Leerjaar 4

Hoofdstuk 3 het organiseren van een evenement

Lesdoelen

>Aan het einde van deze les kun je:  

--> Uitleggen waarom een goede organisatie belangrijk is voor het succes van een evenement.

--> De zeven stappen van het stappenplan benoemen.

--> Beschrijven wat er in elke stap moet gebeuren.

Wat gaan we doen?

--> Uitleg organiseren van een evenement (herhaling).

--> werken aan de opdracht, een klein evenement.

--> laatste uur spookhuis + helpen mevrouw Schellekens

Wat kan er misgaan als je het ontbijt níet goed organiseert?

Waarom organiseren

• Te weinig eten of drinken.
• Broodjes niet op tijd klaar.
• Geen bestek of servies aanwezig.
• Medewerkers weten niet wat ze moeten doen.
• Slechte communicatie naar gasten.
• Geen rekening met dieetwensen.
• Eten niet goed gekoeld (onveilig).
• Verspilling of te hoge kosten.
• Rommelige of ontevreden sfeer.

“Als je vooraf alles goed organiseert, is de kans groter dat jouw evenement een succes wordt.”

Het Stappenplan

Plannig & taakverdeling

Draaiboek

Activiteiten voorbereiden

Stap 1

Stap 2

Stap 3

Stap 4

Stap 5

Stap 6

Stap 7

Stap 1: Brainstormen

Creatief proces: denk ‘out of the box’. 

Alle ideeën zijn nog goed!

Welke ideeën van de brainstorm zijn echt haalbaar?

De rode draad, de 5 W’s:

Wie -> Voor en door wie wordt het evenement georganiseerd (doelgroep) ?

Wat -> Wat kunnen de bezoekers/deelnemers verwachten van het evenement (programma) ?

Waar -> waar vindt het evenement plaats (locatie)?

Waarom -> waarom wordt het evenement georganiseerd (thema)?

Wanneer -> wanneer en hoe laat vindt het evenement plaats (tijdsduur)?

Noem de 5 w's op.

Waarom kan het zijn dat je bij een evenement meerdere A.V.F's (activiteitenvoorbereiding formulier) hebt.

🗓️ Stap 3: Planning en Taakverdeling

Wat houdt het in?

Alle taken die vóór en ná het evenement moeten gebeuren, zet je in een schema: de planning.

👉 Zo vergeet je niets en doe je niets dubbel.

Daarnaast maak je een taakverdeling:

👉 Zo weet je precies wie, wat, wanneer en waar moet doen.

Wat kan er gebeuren als je géén planning of taakverdeling maakt bij een evenement?

Wat kan er gebeuren als je géén planning of taakverdeling maakt bij een evenement?

• chaos.
• dubbele taken.
•  dingen vergeten.
•  niemand weet wat hij moet doen.

Planning lessen TL (vrijdag, tot kerstvakantie)

Inleveren in ELO op 16 december aan het einde van de les.

Planning lessen en klein evenement (tot kerstvakantie)

Inleveren in ELO op 16 december aan het einde van de les.

Hoofdstuk 3 het organiseren van een evenement

Lesdoelen

>Aan het einde van deze les kun je:  
1. Uitleggen waarom goede communicatie belangrijk is bij een evenement.

2. Beschrijven hoe je zorgt voor veiligheid tijdens een evenement.

3. Uitleggen wat er in een draaiboek en begroting staat.

4. Benoemen waarom evalueren belangrijk is na afloop van een evenement.

Plannig & taakverdeling

Draaiboek

Activiteiten voorbereiden

Stap 1

Stap 2

Stap 3

Stap 4

Stap 5

Stap 6

Stap 7

Het Stappenplan

Ik wil voorkomen dat mensen dingen dubbel gaan doen in een organisatie van een evenement. Welke stap helpt hierbij?

1. Stap 1: brainstormen & keuzes maken
2. Stap 2: activiteitenvoorbereiding
3. Stap 3: Planning en taakverdeling.
4. Stap 4: communicatie.

Aya & Jaivey organiseren een Fifa toernooi voor leerjaar 4. Met wie moeten zij allemaal gaan communiceren.

Naraisha & Uricho gaan knutselen met leerlingen van een basisschool. Op welke manier kunnen zij communiceren met de basisschool en basisschool leerlingen? (mail/posters?)

Stap 4 Communicatie

Met wie moet je allemaal communiceren bij een evenement?

👉 Organisatie, bezoekers en externe partijen.

Op welke manieren kun je dat doen?

👉 Persoonlijk, offline (poster, brief) of online (social media, e-mail).

Sven en Thomas organiseren een voetbaltoernooi voor leerjaar 4. Waarom is het handig om eerst met de sectie gym af te stemmen of ze de gymzaal mogen gebruiken en dan pas de leerlingen te informeren over het voetbaltoernooi?

Communicatieplanning

Maak een communicatieplanning van de communicatie zodat je weet WANNEER je WAT op WELKE manier (hoe) aan WIE communiceert.

Noem één risico (onveilige situatie) dat bij je eigen evenement kan ontstaan en hoe je dat kunt voorkomen.

Waarom is veiligheid belangrijk bij een evenement?

1. Om ongelukken te voorkomen
2. Om boetes te voorkomen
3. Om bezoekers veilig te houden
4. Al deze opties

Stap 5 Veiligheid

Denk aan vergunning, brandveiligheid, EHBO en hygiëne (HACCP).

Waarom is veiligheid belangrijk?

👉 Om ongelukken en boetes te voorkomen en bezoekers veilig te houden.

Planning lessen en klein evenement (tot kerstvakantie)

Inleveren in ELO op 16 december aan het einde van de les.

Planning lessen TL (vrijdag, tot kerstvakantie)

Inleveren in ELO op 16 december aan het einde van de les.

Hulpvragen.

Jaivey en Aya.

--> Is er al een inschrijflijst voor jullie evenement?

--> Heb je al gepromoot voor je evenement?

Sven en Thomas.

--> Is er al een inschrijflijst voor jullie evenement?

--> Is de gymzaal al een zekerheid? 

--> Heb je al gepromoot voor je evenement?

Naraisha en Uricho.

--> Kun je al terecht bij een basisschool?

--> Weten jullie al wat je gaat knutselen op de basisschool?

Romy en Aleksandra.

Hoofdstuk 3 het organiseren van een evenement

Wat gaan we doen?

--> Herhaling van twee weken geleden.

--> Uitleg over de laatste twee stappen. Draaiboek & evaluatie.

--> Werken aan klein evenement. Mogelijk promotievideo.

Lesdoelen

>Aan het einde van deze les kun je:  

1. uitleggen wat een draaiboek is en waarom je het gebruikt.

2. een eenvoudig draaiboek (taken + tijdschema + wie) opzetten.

3. Een evenement evalueren op proces, resultaat, beleving en financiën.

4. verbeterpunten formuleren voor een volgende editie.

Ik wil voorkomen dat mensen dingen dubbel gaan doen in een organisatie van een evenement. Welke stap helpt hierbij?

1. Stap 1: brainstormen & keuzes maken
2. Stap 2: activiteitenvoorbereiding
3. Stap 3: Planning en taakverdeling.
4. Stap 4: communicatie.

Waarom is veiligheid belangrijk bij een evenement?

1. Om ongelukken te voorkomen
2. Om boetes te voorkomen
3. Om bezoekers veilig te houden
4. Al deze opties

Draaiboek

Draaiboek = het plan voor de uitvoering (van opbouw tot afbouw).

Bevat minimaal:

--> Budget (alle kosten & opbrengsten op een rij)

--> Checklist (alle taken)

--> Tijdschema (wat, wanneer, waar)

--> Wie-doet-wat (verantwoordelijke + contact)

--> Communicatie & nood (telefoonnummers, route, plan B)

In je draaiboek merk je dat de kosten hoger zijn dan de opbrengsten. Waarom kan dit voor een evenementenbedrijf een probleem zijn?

In je draaiboek merk je dat de kosten hoger zijn dan de opbrengsten. Waarom kan dit voor een school geen probleem zijn?

Wat staat niet standaard in een draaiboek?

1. Tijdschema
2. Wie-doet-wat
3. Persoonlijke meningen van bezoekers vóór het event
4. Checklist

Het tijdschema bevat alleen tijden, geen namen.

1. Juist
2. Onjuist

Het tijdschema bevat alleen tijden, geen namen.

Onjuist (namen horen erbij: wie is verantwoordelijk).

Noem twee redenen waarom een plan B in je draaiboek hoort.

Noem twee redenen waarom een plan B in je draaiboek hoort.

Onvoorziene uitval (weer, materiaal, personeel), veiligheid, leveringsproblemen, techniek valt uit, artiest ziek, etc.

Denk bij Sven en Thomas aan een extra locatie om te voetballen.

Waarom zou jij straks je klein evenement willen evalueren?

Waarom evalueren?

1. Leren & verbeteren (PDCA).

2. Verantwoording. Bij een bedrijf --> is er geld verdient?

Noem 2 manieren op hoe je kunt evalueren na je klein evenement.

Hoe kun je evalueren?

--> Enquête .

--> Korte interviews.

--> Observatiechecklist.

--> Kassa-/bezoekcijfers.

Planning lessen en klein evenement (tot kerstvakantie)

Inleveren in ELO op 16 december aan het einde van de les.

Planning lessen TL (vrijdag, tot kerstvakantie)

Inleveren in ELO op 16 december aan het einde van de les.

Hulpvragen.

Jaivey en Aya.

--> Is er al een inschrijflijst voor jullie evenement?

--> Heb je al gepromoot voor je evenement?

Sven en Thomas.

--> Is er al een inschrijflijst voor jullie evenement?

--> Is de gymzaal al een zekerheid? 

--> Heb je al gepromoot voor je evenement?

Naraisha en Uricho.

--> Kun je al terecht bij een basisschool? 27 Nov is mogelijk.

--> Weten jullie al wat je gaat knutselen op de basisschool?

Romy en Aleksandra.