Activiteit organiseren (Dienstverlening en producten vmbo), les 1: Uitleg

• newEditor
• Dienstverlening en producten
• Middelbare school
• vmbo b, k, g

Introductie

Uitleg over het organiseren van een activiteit voor een opdrachtgever: wensen en onderzoek, plannen en kosten, regelen en veiligheid, hospitality en facilitaire taken. Met checks per onderdeel. Extra stof voor KB en GL staat op eigen dia's en in de notities.

Een tent wordt opgebouwd voor een evenement

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Activiteit organiseren

Examenstof dienstverlening en producten vmbo · CSPE

Les 1 van 3: uitleg. Les 2 is de examentraining, les 3 de terugblik met quiz. Syllabus: P/DP/1 (1.1 tot en met 1.4). Image credit: Safetent / Wikimedia Commons, CC BY-SA 3.0

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Wat ga je kunnen?

Ik kan een activiteit voor een opdrachtgever voorbereiden, regelen, uitvoeren en evalueren, en ik werk daarbij veilig en gastvrij.

Welke woorden horen bij het organiseren van een buurtfeest?

Syllabus P/DP/1. Verwachte woorden: draaiboek, budget, vergunning, uitnodigen, eten, muziek, opruimen, veiligheid, gastvrij. Schrijf ze op het bord en haal ze terug in de loop van de les.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Wensen van de opdrachtgever

• Opdrachtgever: de persoon of organisatie die de activiteit laat organiseren.

• Vraag naar de wensen, de doelgroep (wie komt er?) en het budget (het geld dat er is).

• Vat de wensen kort samen: wat, voor wie, wanneer en hoeveel geld.

Syllabus P/DP/1.1.1.2 en 1.1.1.3 (BB, KB en GL): wensen, verwachtingen, doelgroep en budget inventariseren en samenvatten op hoofdlijnen. Voorbeeld: de school wil een feest voor klas 3 met 500 euro. Veelgemaakte fout: meteen een activiteit bedenken zonder eerst te vragen naar doelgroep en budget.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Onderzoek naar de activiteit

• Welke activiteit past het best bij de wensen van de opdrachtgever?

• Past de activiteit bij de doelgroep? Een pubquiz werkt anders bij 12 dan bij 17 jaar.

• Kan het binnen het budget? Reken het globaal na.

• Zet de uitkomsten in een voorgestructureerd verslag: een formulier met vaste koppen.

Syllabus P/DP/1.1.2.1 en 1.1.2.2 (BB): nagaan welke activiteit past bij de wensen, de doelgroep en het budget, en de uitkomsten in een voorgestructureerd verslag zetten. KB en GL doen dit ook, met extra onderdelen (zie volgende dia). Kerneindterm B2: eenvoudig onderzoek en een beargumenteerde keuze.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Extra voor KB en GL

• Vraaggesprek: zoek eerst informatie over de opdrachtgever en maak een vragenlijst.

• Onderzoek ook de regels, vergunningen en subsidie (geld van de overheid).

• Presenteer in woord en beeld, zodat de opdrachtgever een go geeft: ja, ga verder.

Alleen KB en GL: syllabus P/DP/1.1.1.1 (vraaggesprek voorbereiden: informatie verzamelen over de opdrachtgever en vragen opstellen) en P/DP/1.1.2.3 en 1.1.2.4 (nagaan welke regels, verordeningen, vergunningen en subsidie van toepassing zijn, en de uitkomsten presenteren om een go te krijgen). BB-leerlingen hoeven dit niet te kunnen. Veelgemaakte fout: alleen vertellen wat jij leuk vindt, in plaats van aansluiten op de wensen van de opdrachtgever.

Zet de stappen op volgorde, van eerst naar laatst

1

De wensen kort samenvatten

2

Uitkomsten in een verslag zetten

3

Aanbeveling presenteren aan de opdrachtgever

4

Wensen en budget vragen in het gesprek

5

Onderzoek doen naar de activiteit

Syllabus P/DP/1.1.1 en 1.1.2: eerst inventariseren (wensen, doelgroep, budget), dan samenvatten, dan onderzoek, dan de uitkomsten vastleggen en presenteren. KB en GL bereiden het gesprek vooraf voor en presenteren om een go te krijgen. Verwachte fout: onderzoek doen voordat de wensen bekend zijn.

Een tent wordt opgebouwd voor een evenement

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Van opdracht naar plan

• Zet de opdracht om in een lijst met concrete handelingen.

• Plan van aanpak (KB en GL): activiteit, doelgroep, periode, kosten, taken.

• Schrijf bij elke taak wie het doet en hoe lang het duurt.

Syllabus P/DP/1.2.1.2 (BB: opdracht vertalen naar een lijst van concrete handelingen) en 1.2.1.3 (alleen KB en GL: plan van aanpak met beschrijving van activiteit en doelgroep, periode, verwachte kosten en baten, materialen, middelen, voorzieningen, betrokken personen en leveranciers, en een overzicht van taken met tijdsindicatie en verantwoordelijken). Kerneindterm A7: plannen en organiseren. Veelgemaakte fout: taken opschrijven zonder naam en tijd erbij. Image credit: Safetent / Wikimedia Commons, CC BY-SA 3.0

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Draaiboek, rooster en schema

• Een draaiboek zegt wie, wat, wanneer, waar en hoe.

• Een rooster zegt wie wanneer werkt: kijk naar tijd, kunnen en mogen.

• Een schema laat zien wat wanneer gebeurt. Pas het aan als er iets verandert.

• Aanmeldingen: tel ze, controleer de gegevens en zet ze op volgorde.

Syllabus P/DP/1.2.1.4 tot en met 1.2.1.7 (BB, KB en GL): draaiboek (wie, wat, wanneer, waar, hoe), rooster op basis van beschikbaarheid, bekwaamheden en bevoegdheden (bijvoorbeeld wie heeft een EHBO-diploma), inschrijvingen verwerken en een schema opstellen en aanpassen. Alleen KB en GL: inventariseren hoeveel en welke medewerkers nodig en beschikbaar zijn (P/DP/1.2.3.5). Veelgemaakte fout: iemand inroosteren die op dat moment niet kan.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Kosten en opbrengsten

• Kosten zijn uitgaven. Baten zijn inkomsten, zoals kaartverkoop.

• Tel alle kosten op. In een spreadsheet doe je dat met =SOM(B2:B6).

• Verwachte opbrengst = aantal bezoekers x prijs per kaartje.

• Alleen GL: vergelijk offertes op de totaalprijs, niet op de prijs per persoon.

Syllabus P/DP/1.2.2.1 tot en met 1.2.2.3 (BB, KB en GL): kostenberekening, spreadsheet (gegevens invoeren, sorteren, filteren, grafieken, formules en celverwijzingen) en verwachte opbrengsten. Een offerte is een prijsvoorstel van een bedrijf. Alleen GL: P/DP/1.2.1.1, offertes van organisaties vergelijken, analyseren en beoordelen en een beargumenteerde keuze maken. In een Nederlandstalig spreadsheetprogramma heet de optelfunctie SOM. Kerneindterm B6: een schoolfeest voor een goed doel is non-profit (de baten gaan naar het goede doel), een commercieel feest is profit (er wordt winst gemaakt). Veelgemaakte fout: kosten en baten omdraaien.

Vul in

In een draaiboek staat wie, wat, wanneer, waar en hoe je iets doet.

draaiboek

hoe

rooster

waarom

Syllabus P/DP/1.2.1.4. Een rooster zegt wie wanneer werkt, niet wat er gebeurt. Verwachte fout: draaiboek en rooster door elkaar halen.

Je verwacht 80 gasten. Een kaartje kost 6 euro. Wat is de verwachte opbrengst?

A

86 euro

B

480 euro

C

420 euro

D

600 euro

Syllabus P/DP/1.2.2.3. 80 x 6 = 480. Nagerekend: 8 x 6 = 48, dus 80 x 6 = 480. Verwachte fouten: 86 (bij elkaar optellen), 420 (70 gasten) en 600 (100 gasten, afgerond).

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Regelen: aanvragen en bestellen

• Toestemming vraag je op tijd aan bij de gemeente, volgens de instructie.

• Voorbeelden: evenementenvergunning en vergunning voor brandveilig gebruik.

• Bier of wijn schenken? Dan heb je een ontheffing nodig. Onder de 18: geen alcohol.

• Maak een bestellijst met aantallen en prijzen inclusief btw (belasting).

Syllabus P/DP/1.2.3.1 tot en met 1.2.3.3 (BB, KB en GL): aanvraagformulieren voor voorzieningen en vergunningen invullen (evenementenvergunning, meldingsformulier evenementen, ontheffing Drank- en Horecawet voor zwak alcoholische dranken, tijdelijke gebruiksvergunning brandveilig gebruik) en een bestellijst met prijzen inclusief btw maken. Bron: ondernemersplein.overheid.nl (tijdelijk schenken op een evenement: ontheffing aanvragen bij de gemeente; aan personen jonger dan 18 jaar wordt geen alcohol verstrekt). De Drank- en Horecawet heet sinds 2021 Alcoholwet; de examenstof gebruikt nog de oude naam. Regels verschillen per gemeente: kijk op de site van de eigen gemeente. Alleen KB en GL: de lijst met benodigde materialen vergelijken met wat er al is en daar conclusies uit trekken (P/DP/1.2.3.4). Veelgemaakte fout: vergunningen te laat aanvragen.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Plattegrond en vluchtroute

• Een plattegrond is een kaart van boven: ingang, uitgangen, podium, bar.

• Een routing is de route van gasten en materialen. Houd paden vrij.

• De vluchtroute is de veiligste weg naar buiten. Houd hem altijd vrij.

• Bij gevaar loop je van het gevaar af, naar de uitgang die er het verst van ligt.

Syllabus P/DP/1.2.3.6 tot en met 1.2.3.8 en 1.2.3.10 (BB, KB en GL): plattegronden lezen, aanpassen, maken en indelen, een routing maken en bij een calamiteit de meest veilige route aangeven. Een vluchtroute mag nooit geblokkeerd zijn door tafels, kratten of kabels. Kerneindterm A12: veilig werken. Veelgemaakte fout: de weg nemen waarlangs je binnenkwam, of naar de uitgang bij het vuur lopen.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Pictogrammen

• Groen: vluchtweg, EHBO en veilige situatie.

• Rood: verbod en brandblusser. Geel: waarschuwing. Blauw: gebod.

• Een rond bord is een verbod of gebod. Een driehoek waarschuwt.

Syllabus P/DP/1.2.3.9 (BB, KB en GL): pictogrammen voor veiligheid, gevaar en vluchtrouteaanduidingen gebruiken. Bron: Arbeidsomstandighedenregeling, hoofdstuk 8 (veiligheidssignalering) (rood: verbod, gevaar en brandbestrijdingsmateriaal; geel: waarschuwing; blauw: gebod; groen: redding, eerste hulp en veilige situatie) en de vormen volgens de internationale norm ISO 7010 (rond: verbod of gebod, driehoek: waarschuwing). Een gebod is een opdracht, zoals 'draag een helm'. Veelgemaakte fout: groen en blauw door elkaar halen.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Evalueren

• Na afloop evalueer je: wat ging goed en wat kan beter?

• Vraag gasten naar hun mening in een vragenlijst. Pas de vragen aan op de doelgroep.

• Verschil = werkelijke kosten min begrote kosten. Zoek de oorzaak.

• Geef een suggestie die je de volgende keer echt kunt doen.

Syllabus P/DP/1.2.4.1 en 1.2.4.2 (vragen opstellen om een activiteit te evalueren: BB en KB in een aangereikt format, alleen GL zelf opstellen), 1.2.4.3 tot en met 1.2.4.5 (BB, KB en GL): verschil tussen begrote en werkelijke kosten berekenen, oorzaken aangeven en suggesties voor verbetering geven. Voorbeeld oorzaak: meer gasten dan verwacht, dus meer eten. Veelgemaakte fout: alleen schrijven dat het leuk was, zonder suggestie.

Welk papier heb je speciaal nodig om bier of wijn te schenken?

A

Een tijdelijke gebruiksvergunning

B

Een meldingsformulier voor een evenement

C

Een bestellijst voor de bar

D

Een ontheffing van de Drank- en Horecawet

Syllabus P/DP/1.2.3.2. De tijdelijke gebruiksvergunning gaat over brandveiligheid van de ruimte; het meldingsformulier evenementen gaat over het evenement zelf. Bron: ondernemersplein.overheid.nl. Verwachte fout: denken dat een evenementenvergunning genoeg is voor het schenken.

Gasten worden ontvangen bij een balie

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Ontvangen en telefoon

• Ontvang gasten vriendelijk. Noteer hun naam en gegevens.

• Telefoonnotitie: naam, nummer, bericht, datum en tijd.

• Zet afspraken direct in de afsprakenkalender.

Syllabus P/DP/1.3.1.1 (BB, KB en GL): bezoekers ontvangen en hun gegevens vastleggen, telefoontjes aannemen, telefoonnotities maken en afspraken inplannen. Een afsprakenkalender is de agenda waarin alle afspraken staan. Kerneindterm A4: let op privacy, laat gegevens van gasten niet rondslingeren. Veelgemaakte fout: een nummer opschrijven zonder naam of bericht. Image credit: GeoO / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

Een gedekte tafel met bestek, glazen en servet

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Klachten en tafel dekken

• Klacht: luister, bied je excuses aan, zoek een oplossing en noteer het.

• Tafel dekken: vork links, mes rechts met de snijkant naar het bord.

• Lepel naast het mes. Het servet ligt links of op het bord.

Syllabus P/DP/1.3.1.1 (klachten aanhoren, vastleggen en afhandelen) en 1.3.1.2 (een tafel dekken en afruimen volgens etiquette; BB, KB en GL). Bron voor het couvert: gangbare Nederlandse tafeletiquette, vork links, mes rechts met de scherpe kant naar het bord, lepel naast het mes, servet links of op het bord. Bij een klacht blijf je rustig en neem je de gast serieus. Veelgemaakte fout: je verdedigen in plaats van luisteren. Image credit: Karlkroete / Wikimedia Commons, publiek domein

Een buffet met hapjes op schalen

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Gerechten maken

• Recept omrekenen: nieuw aantal personen gedeeld door oud aantal.

• Werk volgens HACCP: afspraken om voedsel veilig te houden.

• Houd rauw en klaar eten gescheiden: dat voorkomt kruisbesmetting.

Syllabus P/DP/1.3.2.1 tot en met 1.3.2.7 en 1.3.1.3 (BB, KB en GL): recepten omrekenen naar aantal personen, werkplanning, technieken (snijden, koken, bakken, roerbakken, opkloppen, roeren, mengen, verwarmen, op smaak afmaken, garneren), apparatuur veilig gebruiken en reinigen, HACCP en gerechten en hapjes presenteren. Presenteren: schone schalen, niet te vol, netjes gegarneerd. Kruisbesmetting: bacteriën gaan van rauw eten naar eten dat al klaar is. Voorbeeld omrekenen: recept voor 4, jij maakt voor 10, factor 10 : 4 = 2,5. Veelgemaakte fout: alleen een deel van de ingrediënten omrekenen. Image credit: Gveret Tered / Wikimedia Commons, CC BY 2.5

Een gast zegt dat het eten koud is. Wat doe je eerst?

A

Luisteren en je excuses aanbieden

B

Uitleggen dat de keuken het druk had

C

Vragen of de gast te lang heeft gewacht

D

De klacht negeren tot het rustig is

Syllabus P/DP/1.3.1.1. Eerst luisteren en excuses aanbieden, dan een oplossing zoeken en de klacht noteren. Verwachte fout: je verdedigen.

Vier bakken om afval te scheiden

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Milieu en afval

• Scheid afval: gft, papier, PMD, glas en restafval.

• PMD: plastic, metaal en drinkpakken. Batterijen zijn klein chemisch afval.

• Bespaar energie en kies liever groene energie, zoals zon en wind.

Syllabus P/DP/1.4.1.1 tot en met 1.4.1.6 (BB: vormen van afvalbeheer, recycling, pictogrammen en keurmerken, schoonmaakmiddelen en milieu; KB en GL ook: milieugevolgen herkennen en oplossingen noemen zoals afval scheiden, energiebesparing, groene energie en recyclen). Bron afvalstromen: Milieu Centraal (afval scheiden): gft, papier, PMD (plastic, metalen verpakkingen en drinkpakken), glas, restafval, klein chemisch afval zoals batterijen. Of PMD apart wordt ingezameld, hangt af van de gemeente. Kerneindterm A16 en B3: milieubewust en duurzaam werken. Veelgemaakte fout: alles in het restafval gooien. Image credit: CEphoto, Uwe Aranas / Wikimedia Commons, CC BY-SA 3.0

Een hulpverlener op de fiets tijdens een evenement

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Hulpdiensten

• Politie: orde en veiligheid. Brandweer: brand en gevaar.

• Ambulance: medische hulp. Reddingsbrigade: hulp bij water.

• Bij gevaar bel je 112. Zeg wat er is en waar het is.

Syllabus P/DP/1.4.3.1 en 1.4.3.2 (BB, KB en GL): de taken van politie, brandweer, ambulancedienstverlening en reddingsbrigades bij evenementen beschrijven en per calamiteit aangeven welke hulpdienst je inschakelt. 112 is het alarmnummer voor spoed. Eigen omschrijving van de kern van de taken. Veelgemaakte fout: de politie bellen voor een medisch probleem. Image credit: Pacopac / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Beveiligers

• Veiligheidszorg: alles wat je doet om gasten veilig te houden.

• Risicoanalyse: bedenk wat er mis kan gaan en hoe groot die kans is.

• Beveiligingsplan: afspraken over wie waar op veiligheid let.

• Toegangscontrole: bepalen wie naar binnen mag. Surveillance: rondlopen en opletten.

Syllabus P/DP/1.4.4.1 en 1.4.4.2 (BB, KB en GL): taken van beveiligers beschrijven en de begrippen veiligheidszorg, risicoanalyse, beveiligingsplan, toegangscontrole en surveillance benoemen. De omschrijvingen op de dia zijn eigen, eenvoudige omschrijvingen van deze begrippen. Voorbeelden: kaartjes of tassen controleren bij de ingang (toegangscontrole), rondlopen over het terrein (surveillance). Veelgemaakte fout: toegangscontrole en surveillance door elkaar halen.

Lichtinstallatie aan een metalen frame

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Inrichten en schoonmaken

• Plan de inrichting: meubels, aankleding, licht, geluid en ICT.

• Sluit apparaten aan en test ze. Leg kabels niet door een looppad.

• Schoonmaken: lees het etiket, kies het juiste middel en meng niet.

Syllabus P/DP/1.4.5.1 en 1.4.5.2 (BB, KB en GL): plan voor de inrichting van een ruimte (meubilair, aankleding, licht en geluid, audiovisuele middelen, ICT-middelen), audiovisuele en ICT-middelen aansluiten en gebruiksklaar maken. P/DP/1.4.2.1 tot en met 1.4.2.3 (alleen BB en KB): onderhoudsvoorschriften lezen, het juiste schoonmaakmiddel kiezen en volgens de regels werken. Schoonmaakmiddelen meng je niet, want dat kan gevaarlijk zijn; volg altijd het etiket. Veelgemaakte fout: kabels over de grond in een looppad leggen. Image credit: Lumenbuddha / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

Waar gooi je een leeg drinkpak weg?

A

Papier

B

Gft

C

PMD

D

Restafval

Syllabus P/DP/1.4.1.3 en 1.4.1.4. Bron: Milieu Centraal: drinkpakken horen bij plastic en metalen verpakkingen (PMD). Verwachte fout: papier, omdat een drinkpak op karton lijkt. Hoe PMD wordt ingezameld verschilt per gemeente.

Welk deel vond je het lastigst?

1

Plannen en draaiboek

2

Kosten en rekenen

3

Regelen en veiligheid

4

Gastvrijheid en keuken

Gebruik de uitslag om te kiezen welk deel je klassikaal herhaalt.

Welke taak zou jij bij een schoolfeest willen doen, en waarom?

Reflectie op de eigen keuze. Goed: een taak uit de les met een reden, bijvoorbeeld 'ontvangen, omdat ik graag met mensen praat'. Dit helpt bij loopbaanoriëntatie.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Begrippen (1/2)

• Opdrachtgever: Wie de activiteit laat organiseren.

• Budget: Het geld dat je mag uitgeven.

• Draaiboek: Wie, wat, wanneer, waar en hoe, per onderdeel.

• Plan van aanpak: Plan met doelgroep, periode, kosten en taken.

• Offerte: Prijsvoorstel van een bedrijf.

ORGANISEREN · ACTIVITEIT

Begrippen (2/2)

• Ontheffing: Toestemming van de gemeente, bijvoorbeeld om alcohol te schenken.

• Vluchtroute: De veiligste weg naar buiten.

• Kruisbesmetting: Bacteriën gaan van rauw eten naar klaar eten.

• Toegangscontrole: Bepalen wie naar binnen mag.

• Surveillance: Rondlopen en opletten op veiligheid.