Les 07

• newEditor
• Hospitality
• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1

Basismodule - Branche Week7

Presentie doen en praatje maken

Programma

• Draaiboek ouderavond deel 2

• Presentatie ouderavond

• Aan de slag!

Draaiboek ouderavond deel2

In deze les gaan jullie uitwerken:

• Uitnodiging

• F&B benodigdheden

• Materialenlijst (non-food)

• Gastvrijheid tijdens de ouderavond

• Uitwerking van het programma

Benadruk dat alle onderdelen samen één uitvoerbaar draaiboek vormen voor de ouderavond.

Deze onderdelen komen in hetzelfde document te staan als waar ze vorige week in werkte.

Ze moeten goed op lay-out letten en bij elk hoofdstuk een introductie schrijven

Leerdoelen

• Ik kan een overzichtelijk en uitvoerbaar draaiboek maken voor de ouderavond die voldoet aan alle gestelde eisen.

• Aan het einde van de les weet ik welke informatie ik nog mis voor de ouderavond en weet ik waar ik deze informatie kan ophalen.

Uitnodiging

De uitnodiging maak je online in Canva.

Gebruik de huisstijl van de leeromgeving, zodat de uitnodiging professioneel en herkenbaar is.

De uitnodiging wordt pas verstuurd nadat het onderwijsteam van de leeromgeving akkoord heeft gegeven.

Bespreek eventueel wat onder huisstijl valt: kleuren, lettertypes, toon en logo of vaste opmaak uit de leeromgeving.

F&B benodigdheden

Maak een gestructureerd overzicht in een tabel van alle food & beverage benodigdheden.

Neem in ieder geval op:

• Wat je nodig hebt

• Hoeveel je nodig hebt

• Waar je het op de dag van de ouderavond kunt pakken

F&B staat voor food and beverage. Stuur studenten aan op concreet noteren, bijvoorbeeld koffie, thee, water, bekers, suiker en melk indien relevant.

F&B overzicht moet bruikbaar zijn

Het overzicht moet direct bruikbaar zijn tijdens de uitvoering.

Zorg daarom voor een logische volgorde en duidelijke benamingen, zodat iedereen snel kan zien wat nodig is en waar het ligt.

Leg uit dat een draaiboek een werkdocument is. Het moet dus praktisch zijn en niet alleen compleet op papier.

Je kan gezamelijk een tabel op het bord maken zodat ze weten wat een goed en strak overzicht is.

Materialenlijst (non-food)

Maak ook een gestructureerd overzicht in een tabel van alle non-food benodigdheden.

Neem in ieder geval op:

• Wat heb je nodig

• Hoeveel nodig is

• Waar het op de dag zelf opgehaald kan worden

Voorbeelden kunnen zijn: tafels, statafels, naambordjes, pennen, tafelkleden, afvalzakken of decoratiemateriaal, afhankelijk van de opzet van de ouderavond. A/V benodigdheden

Materialenlijst voorkomt problemen

Een goede materialenlijst helpt om:

• niets te vergeten

• dubbel werk te voorkomen

• sneller op te bouwen

• duidelijk te verdelen wie wat haalt

Zo verloopt de ouderavond rustiger en professioneler.

Gastvrijheid

• Denk na over hoe ouders worden ontvangen

• Spreek af wie de ouders verwelkomt

• Zorg voor een vriendelijke eerste indruk

Laat tijdens de avond bewust gastvrij gedrag zien:

• Maak actief contact met ouders

• Spreek ouders vriendelijk en respectvol aan

• Straal rust en behulpzaamheid uit

• Zorg dat ouders zich welkom en gezien voelen

Gebruik hier de term gastvrijheid consequent. Koppel dit aan hospitality: service, aandacht en professionele houding.

Dit is de basishouding die verwacht wordt van een student waar ze oko zijn. School, bijbaan of de leeromgeving. dot ben je.

Samenwerken als team

• Help elkaar tijdens de uitvoering

• Reageer snel als iemand hulp nodig heeft

• Verdeel taken duidelijk

Contact houden

Ondersteunen

• Houd onderling contact tijdens de avond

• Maak afspraken over afstemming

• Zorg dat iedereen weet wie aanspreekpunt is

Benadruk dat gastvrijheid niet alleen richting gasten zichtbaar is, maar ook begint bij goede samenwerking achter de schermen met elkaar.

Beschrijving programma

Maak een gestructureerd tijdsoverzicht in tabelvorm van het hele programma.

Verdeel het programma in:

• voorbereiding

• uitvoering

• afsluiting

Leg uit dat een tijdsoverzicht helpt om de avond stap voor stap uitvoerbaar te maken.

Maak een eerste aanzet, komende weken zullen ze merken dat ze meer informatie hebben en het programma steeds meer gevuld kan worden.

Van binnenkomst tot opruimen

Het programma begint bij de binnenkomst van de studenten.

Het eindigt pas als alles is opgeruimd na afloop van de ouderavond en het onderwijsteam zegt dat het klaar is.

Benadruk dat voorbereiding en afsluiting net zo goed onderdeel zijn van het programma als het ontvangstmoment zelf.

Als informatie nog ontbreekt

Je hebt nog niet alle informatie! Wat nu?

Laat studenten nadenken over welke informatie nog ontbreekt, zoals aantallen gasten, beschikbare materialen, tijden of taakverdeling.

Het onderwijsteam op de dinsdagen staat klaar om all vragen te beantwoorden en ze verder te helpen. met deze info kunnen ze het draaiboek weer verder aanvullen steeds.

Welke informatie zou jij nog willen navragen?

Goede antwoorden noemen concrete ontbrekende gegevens, zoals aantallen gasten, tijden, materialen, taakverdeling, locatie of wie aanspreekpunt is.

klassikaal bespreken en noteren op het bord

Presentatie Ouderavond

Lees de opdracht in Canvas.

Doorloop de opdracht in Canvas. 30 oktober is de deadline voor de presentatie. Duurt nog even maar dan kunnen ze een goede indeling maken van taken hiervoor.

Taakverdeling

Maak nu eerst met je groep een taakverdeling voor het draaiboek en de eindpresentatie.

Laat dit zien aan de docent of deze compleet is voordat je verder gaat.