03 Archiveren 1 en Klantvolgsysteem 1

• Gegevensverwerking
• MBO
• Studiejaar 1

Programma van deze week

Programma:

• Theorie 'Archiveren 1'
• Theorie 'Klantvolgsysteem 1'
  
• Zelf aan de slag 'Archiveren 1' en 'Klantvolgsysteem 1'

Welkom!

Taakmodule 
Archiveren 1

Leerdoelen vandaag Archiveren 1

• Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
• Je kunt de wettelijke bewaartermijnen van documenten benoemen.
• Je kunt een document in een archief volgens regels coderen.
• Je kunt kunt een overzichtelijke mappenstructuur met logische documentnamen maken.

Je hebt aan een opdracht voor school gewerkt en je uitwerkingen opgeslagen op je computer. Tenminste, dat dacht je! Nu wil je de opdracht inleveren.
Alleen: je kunt het bestand niet meer terugvinden.

Herken je dit?

Ja

Nee

Je hebt aan een opdracht voor school gewerkt en je uitwerkingen opgeslagen op je computer. Tenminste, dat dacht je!
Nu wil je de opdracht inleveren. Alleen: je kunt het bestand niet meer terugvinden.
Hoe kun je dit voorkomen?

Wat is een archief?

Archief

• Een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer).
• Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's, bestanden etc.
• Een archief kan fysiek en digitaal zijn.
• Er zijn verschillende sorteermethodes/archiveermethodes. Jij gaat hiermee aan de slag. Een eerste start hiermee: volgende slide.

Welke omschrijvingen horen bij welke sorteermethode/archiveermethode? 

Sleep de sorteermethode naar de omschrijving.

Getallen op volgorde zetten.

Op volgorde van het alfabet zetten.

Sorteren op datum

Alfabetisch

sorteren

Chronologisch

sorteren

Numeriek

sorteren

Archiveermethodes

Er zijn verschillende methodes om te archiveren. Deze methodes hebben elk hun eigen regels.

We kennen de volgende archiveermethodes:

Alfabetisch

Alfabetisch lexicografisch

Numeriek

Alfanumeriek

Chronologisch 

Wat is de bewaartermijn voor persoonsgegevens?

Er is geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

Een uitzondering hierop zijn de personeelsdossiers. Hiervoor geldt een hele set aan bewaartermijnen, maar die worden hier niet behandeld.

Organisaties mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Zo zijn de bewaartermijnen van persoonsgegevens bij de huisarts veel langer dan de bewaartermijnen van persoonsgegevens bij de jeansshop.

Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, moeten organisaties de gegevens vernietigen. 

Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren, maar de Belastingdienst mag tot ..... jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om je administratie in iedere geval ..... jaar te bewaren. Dit kan zowel op papier als digitaal.

1. 3 jaar/3 jaar
2. 5 jaar/5 jaar
3. 7 jaar/7 jaar
4. 10 jaar/10 jaar

Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren, maar de Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om je administratie in iedere geval vijf jaar te bewaren. Dit kan zowel op papier als digitaal.

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Daartoe behoren ook de financiële documenten.

- Jaarrekening

- Grootboek

- Debiteuren- en crediteurenadministratie

- In- en verkoopadministratie

- Voorraad- en loonadministratie 

Dus, hoewel je misschien niet specifiek verplicht bent om alleen de belastingaangiftes van de afgelopen vijf jaar te bewaren, is het verstandig om alle relevante documenten met betrekking tot je belastingaangifte gedurende zeven jaar te bewaren. Dit kan onder andere belastingaangiftes, jaaropgaven, loonstroken, bankafschriften en andere financiële documenten omvatten.

Mag de gemeente jouw geboorteakte weggooien?

1. Ja
2. Ja, maar alleen als je dood bent
3. Nee

In Nederland is het zo dat de Burgerlijke Stand, waar geboorteakten worden geregistreerd, deze documenten niet weggooit. De geboorteakte wordt permanent bewaard en valt onder de archiefwetgeving. De archiefwet bepaalt dat bepaalde overheidsdocumenten, waaronder geboorteakten, gedurende een bepaalde termijn moeten worden bewaard. Voor geboorteakten is dit in principe 100 jaar.

Na deze periode worden geboorteakten overgedragen aan een archiefinstelling, zoals een regionaal archief. 

Jouw eigen opleidingsarchief

Archiveren 1

--> Je staat aan het begin van jouw mbo-opleiding en kunt de tools uit deze module direct toepassen op jouw eigen opleidingsarchief (aantekeningen, uitwerkingen e.d.). 

Welkom!

Taakmodule 
Klantvolgsysteem 1

Leerdoelen vandaag Klantvolgsysteem 1

• Je kunt aangeven wat een klantvolgsysteem is en welke functies dit systeem heeft voor een bedrijf.
• Je weet hoe de applicatie AVS in Gemba werkt en je kunt eenvoudige wijzigingen doorvoeren. 
• Je kunt gegevens invoeren in het reserveringssysteem van het AVS

Staat u al in ons systeem?

• Voor bedrijven is het belangrijk om klanten te vinden en te behouden. 
• Voor de klanten zelf is het fijn als zij snel en gemakkelijk geholpen kunnen worden. 
• Maar hoe krijgen bedrijven dit voor elkaar?

0

Waar staat CRM voor?

1. Caption Real Moments
2. Custom Retail Management
3. Customer Refund Message
4. Customer Relationship Management

ICT systeem

Klantvolgsysteem = Klantrelatie systeem = Customer Relationship Management systeem =
CRM-systeem

Wat is het belangrijkste doel van een CRM-systeem?

1. Gemakkelijk uren registreren van medewerkers
2. Kwaliteit en duur van klantrelatie verbeteren
3. Optimaal gebruikmaken van social media
4. Overzicht creëren van het eigen aanbod

Welke klantgegevens leg je als eerste vast in een CRM-systeem

1. Bedrijf en telefoonnummer
2. Naam, functie en bedrijf
3. Naam , telefoonnummer, functie en bedrijf

Met een CRM-systeem ben je in staat het

 te organiseren, zodat het afhandelen van de verkoop duidelijker en efficiënter verloopt. Wanneer er in het proces iets niet op tijd of op de juiste manier verloopt, krijg je een

 

 zodat je actie kunt nemen.

Klantcontact heb je via veel verschillende media. Persoonlijk en telefonisch contact zijn belangrijk, maar ook de bedrijfswebsite, e-mail en

 

worden gebruikt. Het CRM-systeem zorgt ervoor dat alle informatie vanuit deze media centraal opgeslagen wordt. Het zorgt er ook voor dat al deze media optimaal gebruikt kunnen worden in jouw contact met de klant. 

verkoopproces

signaal

social media

e-mailmarketing

rapporten

Een CRM-systeem heeft de optie om een groep klanten tegelijk een e-mail met bijvoorbeeld een nieuwsbrief te sturen. Dit noem je

De hoeveelheid data die in het CRM-systeem staat, levert veel gegevens op over de bedrijfsvoering. Dit is fijn voor het management. Met behulp van

 

 zie je in een oogopslag wat de omzet is of bijvoorbeeld de doorlooptijd van een order.

e-mailmarketing

rapporten en grafieken

telefoonnummers

social media

relaties

CRM-systeem: overige

• Verkoopproces organiseren: duidelijker en efficiënter en een signaal als iets niet op de juiste manier gaat
• Alle klantcontacten worden erin opgenomen --> de klant kan op de meest optimale manier benaderd worden o.a. met social media
• Je kunt een groep klanten tegelijk een e-mail sturen: e-mail marketing
• De data levert veel gegevens op voor de bedrijfsvoering --> rapporten en grafieken
   

Regel 2Introductie AVS

• In het virtuele kantoor Gemba zit de CRM-applicatie AVS. Dit pakket is speciaal ontwikkeld voor autoverhuurbedrijven. 
  
  
• 
  Met het AVS kun je alle gegevens van je klanten handig documenteren en je hebt inzicht in je reserveringen, de beschikbare huurauto’s en de omzetgegevens.  
  
  
• Gemba: je kunt totaal 12 punten halen 

Klik op + op het beeldscherm

Zet het beeldscherm aan 

AVS starten

Je kunt naar Outlook, AVS en de Verkenner gaan

Zet het beeldscherm aan 

AVS starten

Regel 3 Reserveringen

• Het lijkt alsof  tegenwoordig alles automatisch gaat via boekingswebsites.
  
  
• 
  Nog steeds veel handmatig: sommige klanten bellen liever, er kan een storing zijn (internet, systeem)

Storingen

Vanochtend was er een storing bij Rent&Care. 

Het resultaat: een aantal notities die nog verwerkt moeten worden

Gemba: je kunt totaal 18 punten halen door het maken van zes verschillende

reserveringen bij bestaande klanten.

Aan de slag

Taakmodule Archiveren 1

Regel 1 Speld in een  hooiberg? A 

Regel 3 De Wet

Regel 4 Als het beestje maar een naam heeft   

Regel 5 Archiveerregels
Regel 6 Archiveren in een bedrijf (B via CumLaude)

Taakmodule Klantvolgsysteem 1

Regel 1 Staat u al in ons systeem?

Regel 2 Introductie AVS (B via CumLaude)

Regel 3 Reserveringen