Module 6. Organisatie en kwaliteit - Organisatiestructuur

• newEditor
• Verpleging en verzorging
• MBO
• Studiejaar 3

Module 6. Organisatie en kwaliteit
Organisatiestructuur

Eerlijk antwoord: Heb je jouw huiswerk gemaakt?

1

Ja natuurlijk

2

Nee

3

Oeps vergeten

Wat is een organisatiestructuur?

A

De manier waarop een organisatie geld verdient

B

De indeling van een organisatie in afdelingen en teams

C

De sfeer binnen een organisatie

D

De stijl van leidinggeven

In een kleine organisatie ....

A

Zijn de lijnen kort en werkt iedereen dicht bij elkaar

B

Is er veel hiërarchie

C

Zijn er meerdere directielagen

D

Weet niemand wat de ander doet

Wat laat een organogram zien?

A

De werktijden van medewerkers

B

De doelen van de organisatie

C

De opbouw en hiërarchie

D

De omzet van winstverdeling

Wat is een lijnafdeling?

A

Een afdeling die het primaire proces uitvoert

B

Een afdeling die alleen advies geeft

C

Een ondersteunde afdeling

D

Een afdeling die personeelszaken regelt

Welke afdeling hoort bij de stafafdelingen?

A

Verpleegafdeling

B

Dagbesteding

C

Technische dienst

D

Personeelszaken

Wat betekent bevoegdheid binnen een organisatie?

A

De sfeer tussen collega's

B

De mate waarin iemand beslissingen mag nemen

C

De aantal jaren werkervaring

D

De functieomschrijving

Wie heeft in een organisatie meestal beslisbevoegdheid?

A

Iedereen in het team

B

De cliëntenraad

C

Directie, managers, afdelingshoofden

D

Nieuwe medewerkers

Wat is adviesbevoegdheid?

A

Het recht om opdrachten te geven

B

Het recht om anderen advies te geven

C

Het recht om beslissingen te nemen

D

Het recht om verlof goed te keuren.

Welke leiderschapsstijl is vooral streng en controlerend?

A

Democratische stijl

B

Coachende stijl

C

Dwingende stijl

D

Relatiegerichte stijl

Bij de relatiegerichte stijl ligt de nadruk op..

A

Controle en regels

B

Het bevorderen van een goede sfeer en samenwerking

C

Strakke taakverdeling

D

Efficiëntie en productiviteit

Welke leiderschapsstijl geef medewerkers veel inspraak in beslissingen?

A

Dwingende stijl

B

Democratische stijl

C

Gezaghebbende stijl

D

Maatgevende stijl

De coachende stijl richt zich vooral op:

A

Het verbeteren van de prestaties

B

Het helpen van medewerkers bij hun persoonlijke en professionele groei

C

Het nemen van snelle beslissingen in crissituaties

D

Het controleren van taakuitvoering

Wat betekent situationeel leiderschap?

A

Dat de leidinggevende altijd dezelfde stijl gebruikt

B

Dat de stijl wordt aangepast aan de situatie en de medewerker

C

Dat medewerkers zelf leiding geven

D

Dat de leidinggevende geen beslissingen neemt

Wat is kenmerkend voor een zelfsturend team?

A

Er is 1 vaste leidinggevende die alles bepaalt

B

Teamleden nemen samen beslissingen en verdelen taken zelf

C

Teamleden voeren alleen uit wat de manager zegt

D

Er wordt weinig samengewerkt.

Wat is een risico van zelfsturende teams?

A

Minder betrokkenheid van teamleden

B

Te weinig verantwoordelijkheid bij medewerkers

C

Onenigheid of onduidelijkheid over beslissingen

D

Te veel controle van de directie

Wat is een werkorganisatie?

A

Een groep mensen die samenwerkt om een gemeenschappelijk doel te bereiken

B

Een plek waar iedereen zelfstandig werkt

C

Een organisatie die alleen winst wil maken

D

Een organisatie zonder structuur

Wat is het hoofddoel van een zorgorganisatie?

A

Winst maken voor de aandeelhouders

B

Cliënten ondersteunen en goede zorg leveren

C

De toekomstplannen op lange termijn

D

De hiërarchische opbouw van de organisatie

Wat geeft de missie van een organisatie weer?

A

De dagelijkse taken van medewerkers

B

Wat de organisatie belangrijk vindt en waarvoor zij bestaat

C

De toekomstplannen op lange termijn

D

De hiërarchische opbouw van de organisatie

Wat beschrijft de visie van de organisatie?

A

Wat de organisatie doet op korte termijn

B

Hoeveel medewerkers er zijn

C

Hoe de organisatie de toekomst ziet en waar zij naartoe wil

D

De regels binnen een organisatie

Wat is een organisatiedoel?

A

Een droom zonder plan

B

De persoonlijke ambitie van de directeur

C

Een concreet resultaat dat de organisatie wil bereiken

D

De manier waarom medewerkers samenwerken

Wat is het verschil tussen missie en visie?

A

De missie kijkt naar de toekomst, de visie naar het nu

B

De missie gaat over de bedoeling ,de visie over de toekomst

C

De visie gaat over het verleden, de missie over de toekomst

D

Ze betekenen precies hetzelfde

Wat wordt er met beleid bedoeld?

A

De vaste regels van de overheid

B

De personeelslijst van de organisatie

C

De persoonlijke voorkeur van de leidinggevende

D

De afspraken en keuzes waarmee een organisatie haar doelen wil bereiken

Wat is het beleidsplan?

A

Een plan waarin de missie en visie van de organisatie staan

B

Een rooster met werktijden

C

Een lijst met medewerkers en hun functies

D

Een financieel overzicht

Wat wordt bedoeld met middelen in een organisatie?

A

De medewerkers alleen

B

Concrete handelingen om doelen te bereiken

C

De regels en protocollen

D

Alleen vergaderingen

Wat is het doel van beleidscyclus of PDCA - cyclus?

A

De werkdruk verhogen

B

Zorgen dat medewerkers minder feedback krijgen

C

De kwaliteit verbeteren door voortdurend te plannen, doen, controleren en bijstellen

D

Alleen het management laten plannen

Wat bedoelen we met kwaliteitszorg?

A

Het controleren van prioducten

B

De financiële administratie

C

Alleen de tevredenheid van medewerkers

D

Alles wat een organisatie doet om de zorg en dienstverlening te verbeteren

Welke volgorde is logisch van groot naar klein?

A

Visie - missie - doelen - beleid - activteiten

B

Missie - visie - doelen - beleid - activiteiten

C

Doelen - beleid - missie - activiteiten - visie

D

Activiteiten - begeleid - missie - doelen

Wat hoort bij de middelen van een organisatie?

A

Beleid, visie en missie

B

Activiteiten en beleid

C

Geld, personeel, materiaal en tijd

D

Alleen medewerkers

Waarom is het belangrijk dat alle medewerkers de missie en visie kennen?

A

Dan weten ze wat ze in hun vrije tijd moeten doen

B

Dan kunnen ze beter samenwerken aan dezelfde doelen

C

Dan hoeven ze geen beleid te volgen

D

Dan weten ze wie de leiding heeft

Doelen van les 1

Na deze les kun je:

• Met behulp van een organogram een beeld krijgen van een organisatie;

• Uitleggen wat de verschillen zijn tussen lijn, staf en ondersteuning;

• benoemen welke functies er binnen een zorginstelling zijn;

• verschillen en overeenkomsten tussen functies benoemen.

Waarom behandelen we dit? Zorgverleners krijgen in hun werk te maken met de andere functionarissen in de organisatie. Iedere functionaris heeft zijn eigen belangen en taken. Voor een goede uitvoering van het werk is het belangrijk te weten bij wie je waarvoor terecht kunt. Daarnaast is het nodig om te kunnen gaan met de belangen (en opgaven) die andere afdelingen of medewerkers hebben.

INLEIDING

Je verdiept je in de opbouw van een organisatie met lijnafdeling, ondersteunende afdeling en stafafdeling

De organisatiestructuur is de opbouw of indeling van een organisatie. Structuur in een organisatie ontstaat door het werk te verdelen en te bepalen wie waarover de leiding heeft. Er zijn drie soorten afdelingen in een organisatie: ​

lijnafdelingen (primaire proces); ​

Ondersteunende afdeling (ondersteunt primaire proces)​

stafafdelingen (adviserende taak);

• ORGANOGRAM

De structuur van een organisatie wordt schematisch weergegeven in een organogram. In een organogram kun je zien wat de hiërarchische lagen zijn (dus: wie er zeggenschap heeft over wie), maar ook welke afdelingen en teams er zijn en wat hun onderlinge verband is. De ‘lijn’ is de denkbeeldige verticale lijn die je in de organisatie kunt trekken. In de lijn gaat het om de niveaus die in de organisatie boven elkaar staan. In grote organisaties onderscheiden we doorgaans drie lagen: hoog, midden en laag. In kleine bedrijven zijn er vaak maar twee lagen. Hoe hoger in de organisatie een functionaris werkt, hoe meer zeggenschap (macht) en bevoegdheden hij heeft. Ook verschillen de taken: hoog in de organisatie doe je ander werk dan laag in de organisatie. Leidinggeven past bij hoog, uitvoeren past bij laag. Midden wil vaak zeggen dat je leidinggeeft aan mensen onder je, maar dat je ook uitvoert wat iemand boven je wil (midden-managers). Ook kun je aan een organogram aflezen hoe het overleg in de lijn (waarschijnlijk) is geregeld. Medewerkers van een afdeling hebben overleg met het afdelingshoofd boven hen. De afdelingshoofden die op gelijke hoogte staan hebben weer overleg met het hoofd dat boven hen staat, enzovoort. Stafafdelingen zijn afdelingen die adviseren aan leidinggevenden of aan medewerkers in de lijn. Zij hebben geen beslissingsbevoegdheid over hoe het werk uitgevoerd moet worden of hoe de organisatie het beste ingericht kan worden, maar kunnen daar wel bij adviseren. Voorbeelden van stafafdelingen zijn Kwaliteitszorg, Financiën en Personeelszaken. Stafafdelingen adviseren doorgaans de leidinggevenden, maar ook uitvoerende medewerkers kunnen soms bij de staf terecht (denk aan Personeelszaken). Daarnaast zijn er in een organisatie servicegerichte, ondersteunende diensten, zoals een technische dienst, een schoonmaakdienst of een vervoersdienst. Ze zorgen voor de omstandigheden, zowel voor de cliënten als voor de medewerkers. Doorgaans zijn zowel de lijndiensten als de ondersteunende diensten in de verticale lijn getekend in het organogram. Staffunctionarissen passen niet in de lijn, zij vallen doorgaans rechtstreeks onder het bestuur. Daarom worden zij in een zijvertakking weergegeven. Zij hebben geen lijnbevoegdheid, maar adviesbevoegdheid. De ondernemingsraad en andere adviesorganen worden ook in een zijvertakking weergegeven. Deze theorie komt aan bod in de introductie van hoofdstuk 2 en in de paragrafen 2.1 en 2.2 van de theorie.​

Type functies binnen een organisatie

• Lijnfunctie = voert het primaire proces uit.

• Ondersteunende functie = ondersteunt het primaire proces

• Staffunctie = adviseert en ondersteunt lijnafdelingen.

Lijnafdelingen​

Werken direct met de cliënten, de uitvoerende medewerkers zijn gericht op het organisatiedoel. Zij zijn verantwoordelijk voor het primaire proces. Voorbeeld bijvoorbeeld activiteitencentrum of verpleegafdeling in ziekenhuis of verpleeghuis​

Ondersteunde afdelingen​

Werken niet direct met patiënten, maar ondersteunen afdeling die dit wel doen. Deze afdelingen zorgen ervoor dat lijnafdelingen het primaire proces uit kunnen voeren. Bijvoorbeeld de technische dienst, de keuken, schoonmaak of administratie. ​

Stafafdelingen​

Afdelingen met een adviserende functie. Werken niet aan het primaire proces, maar adviseren leidinggevenden en medewerkers die daar wel werken. Bijvoorbeeld personeelszaken, kwaliteitsafdeling of scholing. ​

Aan de slag!

Maak leeropdracht A. Organogram (bladzijde 9)

Laat de studenten opdracht A (Organogram) maken. Bij opdracht 1 hebben ze internet nodig. Laat de studenten individueel de opdracht uitwerken en daarna in groepen van drie bespreken. Bij de bespreking vergelijken ze de gemaakte organogrammen en verbeteren deze waar nodig. Behandel indien nodig vooraf het maken van een organogram in SmartArt (Word). Geef de studenten zo nodig gezamenlijk de gelegenheid om hiermee te oefenen. Richt de nabespreking op de opbouw van een organisatie. Doel is het vergroten van inzicht in organisaties. Stel vragen als: ​

Wie heeft zeggenschap over wie? ​

Wie is eindverantwoordelijk voor ...? ​

Wie adviseert, en aan wie? ​

Wie biedt service of ondersteuning? ​

​

Bespreek tenslotte met de studenten wat zij herkennen vanuit hun BPV-instelling.​

Het primaire proces

Vacatures

Werk in 2 tallen:

• Ga op zoek naar 3 vacatures (lijnfunctie, staffunctie, ondersteunende functie in een zorginstelling) – bewaar de vacatureteksten!

• Maak een visuele omschrijving. Gebruik bij minimaal 1 vacature een organogram

• Maak een overzicht van de verschillen en overeenkomsten

• Verwerk alle informatie in en presentatie.

Eisen aan de presentatie

Bevat de volgende onderdelen:

• De functiebeschrijving van een lijnfunctie, staffunctie en ondersteunende functie.

• Omschrijving van de taken per functie

• Bij iedere functie of het een lijn, staf of ondersteunende functie is.

• Welke advies – of beslissingsbevoegdheid de functionaris heeft.

• Aan wie de functionaris leiding geeft en wie zijn leidinggevende is.

• Overzicht van overeenkomsten en verschillen tussen de vacatures.

• Een voorbeeld waarin de belangen tussen de functies verschillen

• Bij minimaal 1 vacature is een organogram toegevoegd van de instelling waarin de functie vermeld staat.

Laat de studenten de zelfstandig uit te voeren opdracht maken (Vacatures). De studenten verzamelen hierin vacatures voor de drie typen functies (lijn, staf en ondersteuning) en zoeken naar de overeenkomsten en verschillen. Ze verwerken hun bevindingen in een prezi. Neem vooraf gezamenlijk de opdracht door en geef indien nodig een toelichting. Bespreek de eisen waaraan hun presentatie moet voldoen en voeg eventueel nog aanvullende eisen toe. De studenten maken de opdracht individueel, maar presenteren hun prezi in groepjes van vier. Neem de planning en organisatie van de opdracht door. Begeleid deze opdracht vooral intensief in de beginfase, als de studenten naar vacatures gaan zoeken. Bewaak dat ze uitkomen op een lijnfunctie, een staffunctie en een ondersteunende functie en dat ze vacatures kiezen die voldoende informatie geven. Aan het eind is het zinvol wat extra begeleiding te bieden bij het overzicht van overeenkomsten en verschillen. Herhaal en verdiep plenair in een nabespreking de kennis over de functies, de plaats in de organisatie en de eventuele belangenverschillen tussen functies.​

Doelen van les 2

• Je kunt benoemen of een bepaalde leiderschapsstijl bij een bepaalde situatie past.

• Je kunt de voor – en nadelen beschrijven van werken in zelfsturende teams

• Je weet welke leiderschapsstijl jij hanteert.

• LEIDERSCHAPSSTIJLEN

• Dwingende stijl

• Gezaghebbende stijl

• Relatiegerichte stijl

• Democratisch gerichte stijl

• Maatgevende stijl

• Coachende stijl

Begin dit lesonderdeel door uit te leggen dat elke situatie om zijn eigen leiderschapsstijl vraagt. Een manager of docent kan het beste over meerdere leiderschapsstijlen beschikken en moet kunnen inschatten welke stijl bij welke situatie of werknemer of student past. Benoem de verschillende leiderschapsstijlen en geef bij elke stijl een voorbeeld, zoals: ​

dwingende stijl: een leidinggevende vertelt dat de verpleegkundige nu meteen het bed van mevrouw Hannaarts moet verschonen. ​

gezaghebbende stijl: een leidinggevende legt aan haar medewerkers uit waarom het van belang is dat bedden van cliënten regelmatig verschoond worden. Daarbij legt ze uit wat je wel en niet moet doen bij het verschonen van de bedden.​

relatiegerichte stijl: een leidinggevende vertelt aan de verpleegkundige hoe fijn het is dat ze mevrouw Hannaarts heeft verschoond. ​

democratische stijl: een leidinggevende laat de verpleegkundigen zelf een onderverdeling maken wie welk bed verschoont. ​

maatgevende stijl: een leidinggevende ziet dat een bed hoognodig verschoond moet worden. Ze maakt hier melding van op de afdeling en verschoont meteen zelf het bed op de juiste manier.​

coachende stijl: een leidinggevende vraagt aan een verpleegkundige of het lukt met haar werkzaamheden en wat zij nodig heeft om haar werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.​

• GOEDWERKENDE ZELFSTURENDE TEAMS

Voorwaarden:

• Feedback geven

• Feedback ontvangen

• Hoog verantwoordelijkheidsgevoel bij teamleden

• Beschikken over voldoende beslissingsbevoegdheid en financiële verantwoordelijkheid

Aan de slag!

Maak leeropdracht B – Leiderschapsstijlen en zelfsturende teams.